報告の落とし穴、良くない報告事例

　ここで、良くない報告事例や改善方法もいくつか紹介します。

　1つ目は、抽象度の高い報告をすることです。上司は詳細を把握できなかったり齟齬が生まれたりして、適切なフィードバックができません。すると、部下の次の動きが適切な行動にならないため成果を生めず、上司のフラストレーションを溜めることになるでしょう。報告は具体的な行動なども伝えることが重要です。

　2つ目は、営業の失注や開発の進捗が悪いなど、ネガティブな報告をできるだけ避けようとすることです。部下が注意しないといけないのは、ついつい「悪い報告をすると、上司が不安になってしまうのではないか？」と勘違いしてしまうことです。

　悪いことのほうが問題の種火になりやすいため、後々上司が知って大ごとにならないように、悪い報告ほどこまめにすることが重要です。部下である自分たちも「言わない方が大変なことになる」という意識を持つようにしましょう。

　3つ目は、言いづらいこと、齟齬を生みそうなことは、テキストのやりとりよりも、電話やオンライン通話のでほうで伝えることをおすすめします。 テキスト情報の場合、温度感やニュアンスが伝わらず、上司が怒っていないくてもきつい伝わりに聞こえるなど、必要以上に上司の返答にセンシティブになってしまいがちです。

　電話の場合、感情が伝わりやすく、コミュニケーションがマイルドになるため、伝えづらいことほど電話で伝えると良いでしょう。上司に気遣いし過ぎず、「少しお時間ください」という勇気を持つことが大事です。

5W1Hを明確に、事実を簡潔に報告

　具体的に報告することで事実が正しく上司に伝わるとお伝えしましたが、具体的に伝えるコツがあります。

　正しく状況を伝えるためのポイントとして、事実を5W1Hで簡潔かつ、具体的に書くようにしましょう。報告が苦手な人でも、5W1Hに沿って書くと決めて書くと、自然と具体的な報告になります。

　抽象的な表現をしたり、個人の見解と事実を混在させたりすると、齟齬が生まれやすく上司が報告内容に関して誤解する恐れがあります。上司からのテレハラを防ぐには、上司の不安を払拭できる報告をすることです。

　そのためには毎回気を遣っていびつなコミュニケーションをとるのではなく、報告フォーマットを整えるという仕組みから解決していきましょう。

＜TEXT／戦略・業務改革コンサルティント　内田孝輔＞