年間100回超の発表会を仕掛けるプロが伝授！ プレス発表会を成功に導く「専門業者」の選定基準5選
商品やサービスの認知度を高め、メディアでの話題化に繋げる「プレス発表会」。
しかし、どれだけ華やかなイベントでも、メディアが取材に来なければ意味がありません。成功の命運を分けるのは「イベント制作の視点」ではなく「広報・PRの視点」を持つことです。
今回は、年間100件以上の発表会を手掛けるKMCgroupならではのノウハウや知見、失敗しないパートナー選びのポイントについて、同社の阿部 祐也氏に話を伺いました。
「イベント制作」ではなく「広報PR」の視点で業者を選ぶこと
── そもそもプレス発表会とは何の目的で行うイベントなのでしょうか？
プレス発表会とは、企業が新商品や新サービス、新たな事業方針などをメディア関係者に向けて直接お披露目するイベントを指します。その最大の目的は、テレビや新聞、Webニュースといったメディアを通じて「実際の報道・露出につなげること」にあります。
こうした発表の場は、「イベント制作」と「メディア誘致」という2つの柱によって成り立っています。イベント制作を得意とする業者に依頼すれば、会場の装飾やタレントのキャスティング、造作物の制作などを任せることが可能です。しかし、どんなに会場を華やかに飾り付けたとしても、記者が数人しか来なければ、プレス発表会としては失敗といえるでしょう。
「メディアに足を運んでもらい、報道してもらうこと」
この本質を見失い、「イベント制作の実績が多いから安心」という理由だけで業者を選んでしまうと、「メディアが来なかったのは、御社の発表内容が地味だったから」と言い訳をされて、後味の悪い結果に終わってしまうかもしれません。
消費者向けのイベントであれば、会場の演出や装飾の美しさ、体験そのものの楽しさが口コミにつながることもありますが、プレス発表会となれば話は別です。あくまで「メディア誘致」を最優先に考えましょう。
メディア記者らにとって、プレス発表会の場は、ほぼ一度きりの取材機会ですからね。誘致できなければそれで終わり。「もう一度発表会をやります」というわけにもいきません。“一発勝負”であり、“生もの”なのです。この観点からすると、プレス発表会を成功に導く鍵はどんな業者に依頼するかにあって、イベント制作会社ではなく、メディア対応や誘致に強い『PR会社』に依頼すべきというのが、おわかりいただけると思います。
── プレス発表会を「単なるイベント」で終わらせず、確実に「メディア露出」に繋げるための勘所は何ですか？
イベント制作会社とPR会社の最大の違いは「情報の見せ方」にあります。前者が得意なのは、世界観を統一したスタイリッシュな空間設計ですが、メディアの関心は会場の装飾ではなく、あくまで取材対象となる商品やサービスに向けられています。PR会社は、メディアの関心に応えるように、情報やストーリーを設計します。
だからこそ、徹底的な「メディア目線」が重要になります。
たとえば記者が求めているのは、手に取ったリアルな“画”を撮りやすいフォトスポットや、機能性を直感的に確かめられるタッチ＆トライの環境です。実際に触れてもらうことで、「想像以上に軽い」といった記者のリアルな体感が、そのまま記事の言葉となって反映されるんですね。
つまり、イベントそのものを美しく見せることが目的なのではなく、「取材対象である商品そのものを引き立たせること」が大事なわけです。こうしたメディア視点の空間設計ができるのが、私たちKMCの強みだと思っています。
独自の情報編集力とPR視点のストーリー設計
── プレス発表会はどういうタイミングで企画すると良いのでしょうか？
ひとつは、やはり新商品や新サービスのローンチ時です。
メディア記者の元には毎日大量のリリースが届きます。単に「新商品が出ました」「新サービスをリリースしました」だけでは埋もれてしまい、取材獲得には繋がりません。そのため、プレス発表会を実施し、メディアが取材する“場”を設けることで、PR効果を大幅にブーストできると考えていただいて間違いありません。
しかし私たちKMCの強みは、新商品や新サービスのないタイミングでも記者発表会に仕立てられる「情報編集力」にあります。一見地味なBtoBの無形商材やSaaSツール、あるいは既存商品の部分的なアップデートであっても、「日本初」や「市場の課題解決」という文脈を見つけられることも少なくありません。
プレス発表会と一口に言っても、「事業戦略発表会」「成果発表会」「新CM制作発表会」「小規模なラウンドテーブル形式」など様々な打ち出し方があります。KMCgroupでは、状況に応じた最適なアプローチを見極め、「何もないところからニュースを生み出す情報編集力」によって、メディア露出を創出できる体制を整えています。
── プレス発表会の開催にベストな日時はありますか？
プレス発表会を企画する際、当社が推奨しているのが火・水・木の13時スタートです。前提としてメディアの方は会社員であるため、「平日開催」が大前提になります。そして曜日については、週次会議などが重なる月曜日や週末モードに入る金曜日は避け、動きやすい火・水・木を選びます。
また、13時スタートをおすすめする理由は2つあります。一つは、当日の午前中に設営とリハーサルができるため、前日入りが不要になり、会場費などのコストを削減できる点です。もう一つは、夕方のニュース番組の放映枠に間に合うことです。
── KMCgroupが、プレス発表会の成功のために特に注力しているポイントを教えてください。
単なる芸能ニュースで終わらせず、ビジネスの成果に直結する確度の高いメディア露出を生み出せるかにこだわっています。
プレス発表会の際、「最低メディア掲載数」や「テレビ露出」 をKPIに掲げ、そのためにタレントや芸能人を起用するケースも少なくありません。しかし、商品との文脈が希薄な露出だけでは、購買行動を促す商談やリード獲得には結びつきにくいのが実態です。
KMCgroupでは、安易なタレント起用に頼らないのはもちろん、キャスティングを行う際も初期段階から並走します。メディア環境を熟知したスタッフが、イベント内のトークや囲み取材の質問一つひとつまで徹底的に作り込み、商品とタレントが必然性を持って結びつくストーリーを設計しています。
また、私たちは1つのプレス発表会に対して2〜3つの異なる切り口を用意し、メディア案内状を送り分けることを大切にしています。というのも、芸能を追うメディアとビジネス系のメディアでは、取材したいポイントが全然異なるからです。
KMCgroupのメンバー全員がメディア出身者だからこそ、独自の情報編集力を活かして、コストを抑えつつ確実な露出へと繋げることができています。
費用対効果を最大化するPR会社の選定基準5選
── プレス発表会を開催するとき、いわゆるイベント制作会社に依頼することの危うさはわかりました。では多くのPR会社がある中で、どこを選べば良いか、その判断基準を教えてください。
もちろん当社、KMCにご依頼いただくのがベストというのは大前提として（笑）。5つのポイントを挙げますね。
まず候補先の企業が「PR機能を持っているか」をきちんと確認すべきですね。どんなジャンルのメディアをどんなロジックで誘致するのか、具体的なところを質問してみれば良いと思います。先述のとおり、「メディア目線でイベントをプロデュースできるPR会社」かどうかが、にお願いするのがおすすめです。
次に、「会場選びの相談に乗ってくれるか」も重要です。実は、広い会場が必要になるのは「タレントのメイク用控室や裏動線、車寄せが必要な場合」と「経営層の意向で規模を大きく見せたい場合」くらいなんです。単に、「メディアを呼ぶ」という観点だけで言えば、そこまで会場は大きくなくてもいい。そういった裏事情を踏まえて、客観的にアドバイスしてくれる会社がいいですね。
そして3つ目は、「メディア目線でキャスティングの相談に乗ってくれるか」です。テレビ露出が最優先であれば、メディアバリューの高いタレント起用が不可欠ですし、現役でレギュラー番組を持つタレントの方が、各局にとっても取材しやすくなります。
一方で、「テレビ露出よりも、ブランドの世界観や専門性を深く表現したい」というケースであれば、タレントではなく文化人や専門家をアサインするのがセオリーです。このように、PRの目的に応じて最適なキャスティングを戦略的に提案できる会社かどうかが、パートナー選びの見極め軸となります。
4つ目は、「イベントの進行管理ができるか」です。大手のイベント制作会社に頼むと、イベント制作費で1,000万円を超えるケースも少なくありません。イベント制作とPRの実務が分かっていて、トータルのコストを抑えてくれる会社が安心です。
5つ目は、「予算に対して柔軟に対応してくれるか」という点です。
発表会で一番お金がかかるのは、会場代や音響・照明のスタッフ代です。
PR会社が案内状を作成してメディアを誘致したり、当日の現場対応を行ったりすること自体は、会場の規模に関わらずあまり変わりません。KMCgroupでは、過去にクライアントの予算の兼ね合いから、当社の会議室で発表会を運営し成功させた実績もあります。
限られた予算の枠内で、いかに効果を最大化するための柔軟なプランを提案できるか。これこそが、信頼できる業者を判断する指標となります。
KMCgroupでは、メディア出身者の知見を活かした独自の情報編集力と圧倒的なメディア誘致の実績で、イベントの企画・制作から運営までをトータルに手がけ、年間100件以上のプレス発表会をプロデュースしています。
プレス発表会で「確実にメディア露出を獲得したい」「自社の強みを成果に繋げたい」とお考えの企業様はぜひお気軽にご相談ください。