【先輩はChatGPT！】ビジネスメール作りのコツは？｜2023新入社員ブログ＜2＞
2023年度新入社員のパンダと申します。現在、bizSPA!フレッシュを運営する株式会社オンエアの編集部で新人研修中です。入社1日目に会社から数々のミッションを与えられたのですが、その1つが「ChatGPTを先輩だと思って何でも聞いてみよ」「そしてその状況を余すところなく記事として連載せよ」です。
人生初取材！
入社してはや1週間。やっと社会人生活にも慣れてきたような…と思っていたら、先日、人生初の取材に行くことに。
取材だけでも難しく、学ぶことが山盛りなのですが、オフィスに戻ると、取材先にお礼のメールを送る、という事案が発生。どうやって書いたら良いのだろう、そもそもビジネスメールの作り方がわからない！ ということで、早速ChatGPT先輩に聞いてみました。
ChatGPT先輩にビジネスメールの作り方を教えてもらう
「ビジネスメールの作り方を教えてください。」とお願いすると、件名、挨拶、目的を明確にする、具体的な提案や要望、締めくくりをする、などインターネットで調べて出てくるようなアドバイス。ビジネスメール初心者の筆者には、これだけではメールを作るのは難しそうです…。
そこで、ビジネスメールの中でも、実際に作りたいのは取材のお礼メールなので、もう少し具体的に聞いてみました。「ありがとうございます。取材に伺ったときの場合のメールの作り方を教えてください。」
基本的な内容は変わりませんでしたが、「3」の取材の感想や報告をする。や「4」のお礼を伝えるの部分が、取材のお礼メールらしくなりました。ですが、まだこれだけでは、メールを作るのは難しそうです。
そこで、取材メールの例文を考えてもらうことにしました。
実際にメール文を作ってもらおう！
「取材に行ったときのお礼のメールを考えてほしいです。」
恐るべしChatGPT先輩…迷うことなくすぐさまメール文を作成してくれました。この速さが先輩の持ち味です。ただ、しっかり取材に行った際のお礼メールになっているのですが、テンプレート感が強く、こちらもインターネット検索で出てくるのではないか？ というような内容でした。また、尊敬する○○様の表現が丁寧すぎて現実的ではありません。
前回同様、なるべく情報を与えると良いとのことだったので、「ドーナツ屋への取材」と追加してみました。ChatGPTは感謝を伝えると良い返答が得られるかもしれないとのことだったので、しっかり感謝の意を伝えます。
だんだんと実際に送れそうな文章になってきました。すごい…しっかりドーナツ屋の方宛てのメールになっていて、ドーナツの特徴や味、作り方などの詳細は伝えていないのにも関わらず、汎用性の高い文章を作ってくれました。
次に、実際に取材先のドーナツはとても可愛いデザインだったので、「可愛かった事も加えて」とお願いしてみます。
取材の感想も入れられるの？
しっかりドーナツが可愛かったことを含めた感想を入れた文章になりました。
実際に活用できるメールになったので、これでOKかな、と思ったのですが、この条件のまま、他の選択肢もあったらいいなと思い、こちらもお願いしてみました。
