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職場で「もしもし」はNGワード。正しい電話の受け方は?

キャリア

 知っているようで意外と知らない社会人マナー。社会人になりたての頃ならまだしも、入社して3年過ぎても知らなかったり、間違ったマナーを覚えていたりすると、思わぬタイミングで恥をかくことになりますよ!

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※画像はイメージです(以下同じ)

 今回は、「電話の受け方」について、人財育成や企業コンサルティング、研修、講演や、メディア出演、NHK大河ドラマなどのマナー指導なども行い、28万部の『お仕事のマナーとコツ』(学研)、『かつてない結果を導く 超「接待」術』(青春出版社)など国内外で85冊以上もの著書、監修本もある西出ひろ子氏に、現場で使えて役立つビジネスマナーについて話を聞きました。

 不安なく、自信をもって電話応対ができる秘訣は何なのか? みなさんも一緒に考えてみましょう。(以下、西出ひろ子氏の話)

会話は快活で明るい「声の表情」を意識

 最近の新入社員のなかには、オフィスの電話が鳴っても出たがらない人がいるという声を伺うことがあります。

 個人間のやり取りで誰からかかってくるかわかる携帯電話や、EメールやSNSなど文字のコミュニケーションに慣れている方々からすれば、誰からかかってくるのかわからない会社の電話にでることに、躊躇や不安を感じる方も多いことでしょう。

 しかし、企業に属し、自社が電話を使用している場合は、仕事の一部として、電話応対は大切なことといえます。もしも、電話での対応に苦手意識がある場合は今回の記事をきっかけに、正しい電話の受け方をマスターし、自信をもって電話での対応もできる人になりましょう。

電話を受けるときの基本ポイント

電話

1. 電話を受けるときには、基本的に2コール以内で出る

 電話がなったら、2コール以内ででるよう心がけてみましょう。電話をかけている人の立場にたてば、早くでて欲しいと思っています。

2. 声のトーンを意識する

 電話は声と言葉のコミュニケーションです。電話応対での第一印象をよくするためには、第一声を明るく、少々高めの声を出すと意識することです。具体的には、ドレミファソの「ソ」の音。電話の第一声はドレミファソラシドのソの音が良いといわれています。快活で明るい声を出せるように、日頃から意識的にボイストレーニングをしてみるのも良いですね。

3. メモの準備をする

 続いて、筆記用具の準備は必須です。手元には常時、メモ用紙とペンを備えておきます。そうすることで、電話が鳴っても慌てずに対応できますね。

4. 明るい表情で電話にでる

 そして、基本ポイントのミソといえるのが「顔の表情と声」の連動です。電話は顔が見えないコミュニケーションですが、「声の表情」によって感情表現は相手に伝わります。相手を思いやる、感謝の気持ちで明るく微笑みながら声を発してみましょう。

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