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電話で失敗しないビジネスマナー。かける前に「5W3H」の準備を

キャリア

 知っているようで意外と知らない社会人マナー。社会人になりたての頃ならまだしも、入社して3年過ぎても知らなかったり、間違ったマナーを覚えていたりすると、思わぬタイミングで恥をかくことになりますよ!

ビジネス

※画像はイメージです(以下同じ)

 今回は、「電話のかけ方」について、人財育成や企業コンサルティング、研修、講演や、メディア出演、NHK大河ドラマなどのマナー指導なども行い、28万部の『お仕事のマナーとコツ』(学研)、『かつてない結果を導く 超「接待」術』(青春出版社)など国内外で85冊以上もの著書、監修本もある西出ひろ子氏に、現場で使えて役立つビジネスマナーについて話を聞きました。

 不安なく、自信をもって電話をかけることができる秘訣は何なのか? みなさんも一緒に考えてみてくださいね(以下、西出ひろ子氏の話)。

電話をかけるときは準備を忘れずに!

 コミュニケーションの手段として、現代はスマホや携帯電話、Eメール、SNSなどに慣れ親しんでいる時代ではありますが、名刺には会社の固定電話の番号を記載していることがほとんどです。

 ビジネスシーンにおいては、固定電話のコミュニケーションがあるのは当然のこと。ですから、固定電話での応対の仕方もしっかりと身につけておくことは社会人として大切なことですね。

 電話は相手の顔や表情を実際に見ることができない「声と言葉のコミュニケーション」です。それだけに印象の良し悪しがストレートにその会社の評価へと繋がります。電話応対は、「第2の受付」もしくは「営業の窓口」だという認識を忘れないでくださいね。

 こちらから「電話をかける」場合は、あらかじめ事前に準備しておくことが大事です。その際、重要なのが「5W3H」と呼ばれる基本原則。この原則に従って、要件や段取りを明確にし、内容を理解してから電話をかけましょう。備えあれば憂いなしです!

「5W3H」の基本原則に従って電話しよう

電話

・Who(誰が、誰に)
 相手の電話番号、会社名、部署と役職名、氏名の読み方などを確認

・Why(なぜ)
 電話をかける理由を確認

・What(何を)
 必要書類があれば準備しておく

・When(いつ)
 相手の出やすい時間帯など、タイミングを考慮する。日程を伝えるときはスケジュール確認

・Where(どこで)
 電話をかけやすい場所やスチュエーションを考える。待ち合わせなどを伝える場合は、目的地の確認を