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電話で失敗しないビジネスマナー。かける前に「5W3H」の準備を

キャリア

「電話をかけてから」の一連の流れ②

喪服 電話

4. 名指し人が不在だったときは、取次人に伝言を残してもらう
 名指し人が不在だったときは、「それでは、誠に恐縮でございますが、お戻りになったら、折り返し、お電話をいただけますよう、お伝え願えますか」などと、取次いでくれた人に伝言を残し、伝えてもらうようにお願いをします。

5. 電話はかけた側から先に切る
 要件が終わったら、お礼を伝えて挨拶をしてから電話を切ります。電話はかけた側から先に切るのが基本マナーですから、あなたのほうから最後の挨拶を切り出して構いません。遠慮して長電話になるとかえって迷惑です。とはいえ、すぐに切ると印象がよくないので、ゆっくりと「1,2,3」と心の中でカウントして受話器を置きます。

6. 受話器の置き方
 最後の挨拶を終えたら、前述のとおり、心の中で3つ数えてから、指でフックを押さえて切ります。そういうことで、受話器を「ガチャン」と音を立てずに切ることができ、丁寧です。受話器は両手でもち、静かに置きます。原則は、電話をかけたほうが先に電話を切るのがマナーといわれていますが、相手が目上の人やお客様、取引先の人だった場合は、先方が切るのを待ってからのほうが良い場合もあるので、そのときの状況に応じて対応できるといいですね。

 今回の電話応対は、覚えることが少し多いと感じたかもしれませんが、ポイントさえ押さえておけば電話応対(かけるとき)に、不安や恐怖心を持つことはなくなります。これらをしっかりとマスターすることで、むしろ、自分の得意分野にしましょう。電話応対を制覇することは、周囲から高評価を得やすいトピックにもなり得ますね。

<TEXT/西出ひろ子>

マナーコンサルタント・美道家。ヒロコマナーグループ代表。これまで企業研修やコンサルティングなどで10万人以上にマナー指導をおこない、お客様満足度NO.1タイトルを取得させるなどの人財育成分野での結果を成果を出す。マナー評論家としてテレビ番組などのメディアへの出演も多数。国内外で90冊以上の著書・書籍監修を手がけているマナー界のカリスマ

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