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電話で失敗しないビジネスマナー。かける前に「5W3H」の準備を

キャリア

「5W3H」の基本原則に従って電話しよう②

・How(どのように)
 仕事の進め方など伝える必要があれば、あらかじめ確認しておく

・How many(いくつ)
 数量を伝える必要があれば、あらかじめ確認しておく

・How much(いくら)
 金額を伝える必要があれば、あらかじめ確認しておく

 最初は緊張するかもしれませんが、それだけに、上記の項目をしっかり事前確認しておけば安心です。この基本を忠実に行いつづけることで、自然と緊張しなくなりますから、チャレンジしてみてくださいね。

「電話をかけてから」の一連の流れ

電話

 次は「電話をかけてから」の一連の流れを予習しておきましょう。

1. 相手が出たら、自分の会社名と名前を伝える
 すでにやりとりのあるお客様や取引先であれば、「いつもお世話になっております」とのあいさつ言葉を忘れずに伝えてくださいね。

2. 目的の相手(名指し人)の名前を伝える
「恐れ入りますが」など、クッション言葉を添えて、「部長の佐藤様をお願いできますでしょうか」と、名指し人を「役職名(肩書き)+名前+敬称(様、先生)」で伝えます。語尾は、「お願いします」と言い切るのではなく、「お願いできますでしょうか?」「お取り次ぎ願えますか?」など、依頼する口調で伝えます。

3. 名指し人が電話口に出たら、改めて自分の社名と名前を伝える
 名指し人に繋がったら、改めて自分の社名と名前を伝えます。また、電話をかけるという行為は、先方の時間に割り込むことになります。そこで、最初に「今、お時間よろしいでしょうか」と都合を伺うと丁寧ですね。

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