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出世する人は、上司への「ホウレンソウ+α」で差をつける

キャリア

 知っているようで意外と知らない社会人マナー。社会人になりたての頃ならまだしも、入社して3年過ぎても知らなかったり、間違ったマナーを覚えていたりすると、思わぬタイミングで恥をかくことになりますよ!

報告 ビジネス

※イメージです

 今回は、ビジネスに欠かせない「ホウレンソウ」と「確認(カク)」についてです。人財育成や企業コンサルティング、研修、講演や、メディア出演、NHK大河ドラマなどのマナー指導なども行い、28万部の『お仕事のマナーとコツ』(学研)、『かつてない結果を導く 超「接待」術』(青春出版社)など国内外で85冊以上もの著書、監修本もある西出ひろ子氏に、現場で使えて役立つビジネスマナーについて話を聞きました。

 マナー界のカリスマ、西出ひろ子さんが提唱する「ホウレンソウ+カク」を行うときのポイントは何なのか? みなさんも一緒に考えてみてくださいね。

1. 報告:「事実」と「私見」を分けよう

 ビジネスシーンの基本として欠かせない3要素といえば、報告、連絡、相談ですが、これだけではデキるビジネスパーソンとはいえません。

「報告」「連絡」「相談」は、通称「ホウ・レン・ソウ」と略されますが、それに「確認」の「カク」をプラスしましょう。上司や先輩、同僚に対して、仕事の進捗状況などを伝えることは、互いの意思疎通、人間関係の潤滑油にもなる社会人として必須の習慣です。

 実はこの「ホウ・レン・ソウ+カク」。知っているようで知らないことも多いのです! 社会人の仕事のひとつとして、上司や先輩などへの報告は欠かせません。

 報告をおこなうときは、まず「結論を事実に基づいて伝える」ことが重要です。その際、「事実」と「私見」は分けて説明します。両者の区別が曖昧になってしまうと、聞き手が誤解をし、後々トラブルに繋がりかねません。

 そして、「結論は最初に伝える」こと。経過や理由などをだらだらと延々に述べていると、報告を受ける側は、「どうでもいいから、結局、何?」としびれを切らしてしまいます。

 報告の正確性を期するためには「口頭or文書」の判断も重要です。シンプルな内容であれば口頭でも良いのですね。しかし、金額や日数、数量など、数字がからむ場合は、口頭で概要を報告した後、改めて文書かメールで伝えましょう。もちろん、文書やメールを先に作成し、それらを送信したのちに、それに基づきながら、口頭で確認し合うと報告を受ける側はより一層、理解しやすいですね。

 複数の案件がある場合は、優先順位の高いものから報告します。さらに「5W3H」なども活用し、要点を整理しておけば、具体的かつ簡潔な報告が可能となります。

報告の3大ポイントは結果、経過、ミス・トラブル

謝罪 ビジネス

 報告する内容が同じでも、伝え方で受け手の印象は変わります。報告すべき内容とタイミングに注意しましょう。報告してくれることで、上司は安心します。信頼関係を築くためには報告は必須です。

 報告のポイントは、「結果」「経過」「ミス・トラブル」です。

■「結果」
 完了次第、ただちに上司に報告します。状況に応じて対面、口頭またはメール、書面にて行います。

■「経過」
 長期に渡る場合は進捗状況や今後の見通し、問題点などを途中経過として報告します。

■「ミス・トラブル」
 ミスやトラブルが発生したら、早い段階で報告をします。そのほうが上司などの相手も対応策を考える時間的余裕が生まれ助かります。

 特に、ミスやトラブルの報告は、言いにくい、報告するのが怖いなどの気持ちはわかります。しかし、だからといって報告をしなかったら、のちに大問題に発生する可能性があります。勇気を出して報告しましょうね。その勇気は、賞賛に値しますから。

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