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職場で認められる「いい資料をサクッと作る」たった2つのコツ

キャリア

プロセスその1:大量の情報収集

資料 ビジネス

 最初のプロセスは、「大量の情報収集」です。

 あなたがその道30年の専門家でもない限り、そのトピックについて知らないことが多いはずです。何も知らないのに、資料を作って他の人にメッセージを伝えることができるはずがありません。まずは本を数冊読んだり、Web記事で関連するニュースを多数引っ張って、とにかく情報を収集する必要があります。

 そして、それらの情報から、特に今回のトピックについて重要な箇所を抜き出し、自分自身がそれについてどう考えているか、どのように今回の資料作成に有効活用できるか、適当でもいいのでコメントをたくさんしていきます。

 これをやっていくと、あなたは数十ページに及ぶメモを作れるはずです。もちろん、それだけ読んでも他の人には伝わらないと思いますが、情報量としては十分なものになるはずです。

 多くの人は、この情報収集と資料作成を同時にやろうとしています。そのほうが効率が良いように思えるからです。ただ、実はそれは最終的には非効率になります。資料を作ることはいったん脇に置いておいて、まずは情報を集めてそれをひとつのワードファイルに収集すること。それだけを考えてください。

プロセスその2:ストーリー化

 次にすべきは「ストーリー化」です。集めた多くの情報や自分の意見をストーリーにしていくのです。

 提案書であれば、「提案の背景→今回のプロジェクトの目的→最終アウトプットのイメージ→具体的なプロジェクト推進方法→現時点での仮レポート→費用やスケジュール→過去の実績」というような流れになります(これは一例で、他の流れのほうが良い場合もあります)。

 今まで集めたさまざまな情報や自分の意見を、筋が通ったひとつのストーリーとして組み立てていく。これはワードでもパワーポイントでも同じです。

 情報はたくさんあるものの、結局何がいいたいのかわからない資料を作ってしまう人は、このストーリー化への意識が足りない場合が多いです。自分が集めた情報を一覧化し、冷静に眺め、どういうストーリーにすれば伝わりやすいか考えてみてください。

 今まで集めた情報をプリントアウトして、どのような順序で伝えればよいか、上司と話してみるのもいいですね。いきなり最終アウトプットをもっていくのではなく、そのプロセスの中で上司を巻き込むと、同意を得やすいというメリットもあります。

 資料作成の2つのプロセス、ぜひみなさんも実践してみてください。スピードとクオリティが段違いになるはずです。

連載・現役コンサルタントのシンプル仕事術

<TEXT/Shin>

某外資系コンサルティングファームで戦略コンサルタントとして勤務したのち、現在は某外資系企業で業務改善や戦略策定等の業務に従事。ビジネス書作家。ブログ「Outward Matrix」、オンラインコミュニティ「Players」を運営。無料メールマガジンも好評配信中。bizSPA!フレッシュでの連載は毎週月曜更新

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