「ムダな会議」を改善する5ステップ

　具体的にはどうすればいいか、シンプルにまとめてみます。

1）会議の目的を考える
2）会議のタイムスケジュールを決めて、各項目ごとに「決めなければならないこと」を明確にしておく
3）タイムスケジュールを事前に参加者に共有する
4）会議が始まったら、自分から口火を切って議論をリードする
5）議論が錯綜しだしたら、ホワイトボードを使って議論を整理していく

　このようなことができるようになれば、「会議がつまらない」「ムダだ」「眠くなる」と思うことはほぼなくなるでしょう。

　とはいえ、このように思ったのではないでしょうか。

「いきなりこんなことできない！」「ハードルが高すぎる！」……もっともです。

　これができたら最高なのですが、いきなり実践するのは少しハードルが高いかもしれません。

　そんなあなたに、「まずやるべきこと」を1つお教えしますね。

まずは「議事録をまとめる」からはじめよう

　それは、「議事録をまとめること」です。

　社内向けの打ち合わせだと、わざわざ議事録をまとめることはあまりないです。そこがチャンスです。

　ここぞとばかりに、「誰が何を発言したのか」「何が決まったのか」「次回までに実施すべきことは何か」をシンプルにまとめた議事録を作り、会議が終わった直後に参加者全員に共有するのです。

　そんなことが自然とできる若手社会人はほとんどいません。内容の巧拙にかかわらず、「こいつはすごいな！」「やる気があるな！」と思われることは間違いないでしょう。

　そのように地道に会社に貢献していくことで、あなたの実力や評価はどんどん高まっていきます。それが一定に達した段階で、先ほど述べた「生産的な会議にする方法」を実践すれば、あなたはいつも会議をリードする若手エースとなるのです。

　会議をよくするのは、ほかならぬあなたであること。

　まずは議事録をまとめることからはじめること。

　ぜひ、心に留めておいてくださいね。

＜TEXT／Shin＞