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相手に「バカだ」と思われないためのメールの作法<中川淳一郎>

キャリア

 ビジネスマンにとって、仕事におけるやり取りのほとんどを占めるのがメールだ。メールの作法や言葉遣いを知らないと思わぬところで恥を描くことになる。多数の著書を持つ、ネットニュース編集者の中川淳一郎氏に聞いた(以下、中川氏の寄稿)。

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 新社会人にとっては、入社したところいきなりリモートワークになってしまい、一体ビジネスマナーとかどうすりゃいいの? という状況に追い込まれた人もいるだろう。

メール 新入社員

※イメージです

 学生時代はLINEのメッセンジャーで「マジ?」「受けるw」などに加え、絵文字だけでコミュニケーションが取れていたかもしれないが、社会人になるとコミュニケーションを取る相手が幅広い年齢層かつ立場も違い過ぎる人も増えている。

快適に仕事をするためのメールの作法

 今回、編集部からは以下のような悩みがあるのでは、と伝えられた。これらについては簡潔に答えるとともに、「快適に仕事をするためのメールの作法」を紹介する。あくまでも私の我流である。

・メールの文章がなかなか思いつかない
→ 思ったことを書けばいい。最初はバカっぽい文章になるかもしれないが、「新任の挨拶をする」「請求書の送信をする」など、結論は見えているわけだからその結論に至ることを余計なことを述べずに書けばいいだけ。

・上司、部下、取引先でどう使い分けるか
→ 後に出てくるが、「丁寧過ぎるメール」は読んでいて本当にウザい。そこら辺は後に詳しく書く。

・すぐ溜まる未読メールが整理できない
→ 最初のうちは全部読んでおいた方がいいが、いずれ「未読でもどうってことがない」に気付く。私のフォルダーを見よ! 実に3分の2は読んでいないのである! これでも仕事はまわっていく。

メール

未読メールはどうでもいい 提供:中川淳一郎(以下同)

SlackやLINEとの使い分けは?

・メール返信は夜何時までOK?
→ 早ければ早いほどいいが、何時に送っても問題はない。「夜分遅くに申し訳ありません」という感覚がよく分からない。深夜に通知が鳴ってしまう、といったことに恐縮しているのかもしれないが、受け手の側が通知を切っておくべき話。

・SlackやLINEとの使い分けは?
→ Slackを使って分かったのは、「コミュニティ感」があるため、「何か返事・リアクションをしなくてはいけないプレッシャー」「コミュニティに貢献しなくては自分が無能だと思われる恐怖」というものがある。

 メールの場合は、コミュニティ感が薄く、本当に返事が必要な人がすればいいだけなので私はメールの方がラクだし重宝している。余計な軽口を叩けたり、雑談ができるのもいい。Slackだと完璧に仕事の話しかしてはいけない気持ちになる。「TLを汚した」的な感覚ともいえよう。だから現状私はメールの方が自分には合っている。

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