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パソコン内のフォルダを効率的に整理する方法。リモートワークも快適に

ガジェット

「会社でリモートワークが導入されることになったけど、何に気を付ければよいのだろう」
「今まさにリモートワークで働いているけど、うまくいかないことばかりだ」

 このような不安や悩みを抱えている人にお伝えしたいことがあります。会社でリモートワークを導入するというのは、それまで社外とリモートでやり取りしていたことが、部署内や社内に広がったというだけのことです。そう考えると、リモートワークに対して特別視する必要はないはずです。

リモートワーク

画像はイメージです(以下同じ)

 今回は業務生産性向上やデジタル化推進、リモートワーク化などの案件を手掛ける私が「リモートワークがはかどる環境作り」について紹介してもらいます。

※本記事は『リモートワーク段取り仕事術』(明日香出版社)から再編集し、抜粋しました。

デスクトップの意外な落とし穴

 部屋の掃除は行き届いていて余分なものが一切なく、机の上も必要最低限のものしか置いていない。にもかかわらず、パソコンのデスクトップはアプリケーションのアイコンやフォルダ、ファイルが画面いっぱいに散らばっている……ということはありませんか。

 さらに、デスクトップのスペースが余っていないので、新しく作ったファイルを「いろいろなもの」などと名付けたフォルダに片っ端から突っ込んでいませんか。これらはどちらも私の仕事仲間のパソコン上で実際に見かけた光景ですが、当てはまる人が結構います。

 パソコンでの作業は情報処理の迅速性と正確性の2つのレベルを上げることが基本です。正確性が求められる仕事を素早くこなし、空いた時間で創造的な仕事を行うのが理想的と言えます。

チリも積もれば山となり…

キーボード

 それなのに、デスクトップが散らかっているために、必要な資料を探すのに多くの時間がかかったり、時間をかけても見つからないので、イチから資料を作り直したり、同僚から送り直してもらったりする人がいます。このような余分な手間が週に4回、30分ずつ発生すると、月間では8時間、すなわち1日の勤務時間をムダにしてしまうのです

 さらに、フォルダやファイルが散在している状況を放置したままにすると、前のバージョンのファイルを最新のファイルと取り違える、似たような名前の異なるファイルを誤ってメールで送信してしまうといったミスを誘発します。

 つまり、自分や周囲の時間をムダにするだけではなく、顧客や取引先、同僚への資料提出が遅れたり、誤って本来送るべきものとは異なるものを送りつけて迷惑をかけてしまったりする恐れがあるのです。

リモートワーク段取り仕事術

リモートワーク段取り仕事術

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