デスクトップのアイコンを全て削除する

　ではどのように整理すればよいのでしょうか。まず最も簡単なのはアプリケーションのアイコンをデスクトップから全て削除することです。そんなことをしたらアプリケーションにアクセスできなくなるじゃないか、というお叱りを受けそうですが心配いりません。

　パソコンにインストール済みのアプリケーションであれば、Windowsなら左下の「ここに入力して検索」で、MacならSpotlightを使って使用したいアプリケーションの名前を入力すれば、そこからアクセスできます。

　散らかったデスクトップのアイコンをクリックするより格段に早く、お目当てのアプリケーションにアクセスすることが可能です。

フォルダ分けする際にはルールを作ろう

　続いてフォルダについてですが、何も考えずに作成しているとあっという間に迷宮のようになってしまいます。同じ階層に数十ものフォルダが乱立してしまったり、1つのフォルダの階層が10や20という深さに達してしまうと、最も深い階層のファイルにたどり着くのは至難の業でしょう。

　そこまで酷くはなくとも、例えば「顧客フォルダ」と「案件フォルダ」が同一階層にあった場合、ある顧客の案件に関するファイルを保存するときにどちらのフォルダに置けばよいかわからなくなってしまいます。ファイルを保存するときに適当に振り分けてしまうと、アクセスするたびに両方のフォルダを探さなくてはならなくなってしまいます。

　このような厄介な状況を回避するには、フォルダの構造そのものを作り直す必要があります。その際、同一階層のフォルダを分ける「軸」と「粒度」を統一することが重要です。

「軸」については、例えば「A社」というフォルダを置くのであれば、その同じ階層には「B社」「C社」のように顧客別のフォルダのみ置いて、案件別のフォルダは関連する顧客フォルダの下に配置する、というルールを適用するとよいでしょう。

　また、「粒度」については同じ顧客別のフォルダの中でも「A社」と「A社の東京支社」「A社の東京支社の営業部」のようなフォルダを混在させるとダブりが生じてしまうので、「A社」の中に「東京支社」、さらにその中に「営業部」というように階層を分けるとすっきりさせることができます。