会社に入ったばかりの頃、ビジネスメールの作成に苦労したという人も多いだろう。大量に届くメールの整理整頓、要件を端的に伝える書き方、「CC」「BCC」の使い分けなど、覚えることが山のようにある。

※イメージです（以下同じ）

　とりわけ昨今は新型コロナウイルスの影響で、入社早々リモートワークという新入社員も多いと思う。対面ではない、メールやチャットでの作法を身につけないと、思わぬところで恥をかくことになるかも。

　そこで『転職と副業のかけ算 生涯年収を最大化する生き方』（扶桑社）の著書でおなじみのカリスマサラリーマン・motoさんに話を聞いた。リクルートなど4度の転職を経て、現在は本業年収1000万円、副業年収1.2億円を稼ぐ男の「メールのテクニック」とは――。

カリスマサラリーマンが伝授するメール術

　ビジネスマンがまず直面する「メールの壁」は、適切な文章が思いつかないことではないだろうか。

「僕は必要なことだけを書いて送るようにしています。メールとはいえ、読む相手の時間をもらうわけなので、何をどのように確認してもらいたいのか、いつまでに何を決めてほしいのかなどについて『相手がやるべきこと』と『こちらから伝えたいこと』を、端的かつわかりやすい文章で送ることを心がけています。

　ダラダラと長文を書いても、こちらの意図が伝わらなければ意味がないので『このメールは、何を目的として送るのか』を考えることが大事だと思います。具体的には、構造化を意識すると良いです。

　まず最初に伝えたいことはいくつあるか、その項目ごとに①、②、③など番号を振って、1つずつにタイトルをつけてください。詳細はその下に記載し、タイトルから徐々に具体化していくイメージで書くと相手の頭に入りやすくなると思います」

　ムダな文章を考えて、時間が過ぎるくらいなら、コンパクトな文章を心がけよう。

メールを見逃さないためのテクニック

カリスマサラリーマン・motoさん

　次に、ありがちなのが大切なメールを見逃してしまう失敗。motoさんは「基本的に、受信したメールはすぐに返すようにして、受信トレイが常にカラの状態になるようにしています」と語る。

「そうすることで、処理していないメールだけが残るので、見落としがなくなります。働く時間だけは有限なので、メールの返信が遅れた分だけ、仕事の進捗は遅れます。

　少しでも早く仕事を終わらせるためにも、自分で判断できることについてはその場ですぐに返信することが大切だと思いますね」