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仕事の段取りが「うまい人・へたな人」の圧倒的な違い

キャリア

 段取りよく仕事をしている人は、なぜだかカッコよく見えるものです。テキパキと目の前にある作業をこなしている姿は、デキるビジネスパーソンの象徴ともいえます。

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京都でグローバルリーダー育成を掲げる英会話スクール「ジーエルアカデミア」代表取締役・塚本亮さん(35)

 しかしながら、段取りとひとくちにいっても状況によりさまざま。どの場面で何をするべきか、教えてくれる人に出会うのもたやすいことではありません。そこで、今年4月に上梓された『ケンブリッジ式1分間段取り術』の著者・塚本亮さん(35)に、前編は塚本さんの経歴をさらいましたが、今回はビジネスの現場で役立てられる“段取り力”のヒントを聞いてみました。

段取りの上手い人は「ヒト」を効率よく把握している

――段取りといっても、人によってさまざまな捉え方があります。ビジネスの場面で必要な段取りとは、どういったものでしょうか?

塚本亮(以下、塚本):自分の中にあるゴールへ、どのようなプロセスを描くかですね。旅行で例えるならば、目的地を決めたら、必要な持ち物をあらかじめ用意したり、移動経路を調べたりするはず。仕事もいっしょで、達成すべき目標があるなら何を準備するべきなのか、どんな計画で実行するのかを見極めることが大切で、障壁があるならば取り除いたり、行動を検証しながら期日までに間に合わせるのも肝心です。

――著書の中で、段取りの上手い人は「ヒト」「カネ」「ジカン」といったリソースを把握しているとありましたが、それぞれビジネスにおいてなぜ必要となるのでしょうか?

塚本:まず、前提として段取りの上手い人たちは先に挙げたようなリソースをみきわめて、どうすれば最短で、的確に目的地へたどり着けるかを考えているんです。

 例にあった「ヒト」は、“人を巻き込みながら動くこと”ですね。1人でこなせるのであればよいですが、仕事によってはそう上手くいかない場合もあります。新しい仕事を与えられたときがいちばん分かりやすいですが、ネットで調べて悶々としているなら、経験者に聞いたほうが早いかもしれないし、専門家にアドバイスをもらえればより効率的なルートが見つかるかもしれない。自分がやるべきかどうかをみきわめるのは、段取りを考える上で大切です。

「カネ」「ジカン」を意識すると

――それでは、「カネ」は?

塚本:また、社内で済ませられる作業であればまだしも、外部へ依頼するとなるとそれなりのお金もかかります。まさに「カネ」ということなのですが、予算がなければ自分なりにアイデアを振り絞らなければならない場面もあるので、整理していくことでまた自分にとって必要な作業もみえてくるんです。

 そして、もうひとつの「ジカン」はスマホやSNSが発達した現代ではとりわけ重要です。作業に没頭していたはずが、誰かからの連絡が飛び込んできて段取りが進まなくなることもあるので、いかに自分の時間をマネジメントするかが鍵を握っています。