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上司に仕事の報告をしたら「で?」と返された…何が悪かった?

キャリア

「ホウレンソウ(報告・連絡・相談)」はビジネスパーソンにとって常識ですよね。しかし、この「ホウレンソウ」、人によってかなり力の差が出るもの。

 上司に報告すると最後には必ず「……で?」と言われてしまう人もいるのではないでしょうか? そんな人は「報告力に必要な3T」を踏まえていない可能性があります。

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※画像はイメージです(以下同じ)

 これまでに500人以上の部下を見てきて、現在は企業代表として400人のアシスタントのマネジメントを行う私が、実体験を踏まえて、20代の若手社員が上司に「こいつ……できる奴だな!」と一目置かれる“4つの力”(確認力、報告力、把握力、仕組み力)を紹介しました。

 今回は2つ目の「報告力」について、より詳しく掘り下げてみたいと思います。

「……で?」と言われた回数=幻滅された回数

 報告力がない人は、そもそも自分が何を報告すべきかがわかっていないことが多いです。

 私の考える報告力に長けている人は「上司がお願いしたタスク進捗と、発生した問題、それを解決する手段を持ち合わせて報告できる人」です。

 上司は自分が依頼した業務がしっかりと進んでいるか、あなたが思っている以上に気にしています。上司から「あの仕事、どうなってる?」と言われる前に、自ら報告をこまめにすることで、上司からの安心感と信頼感を得ることができるのです。

 まず、報告の基本は「タスクの進捗報告」です。ただし、1つひとつの細かい作業についての報告はいりません。細かく伝えても、報告を受けた上司からすると「……で? 結局終わるの? 終わらないの?」となってしまいます。

「Aの業務、タスク完了率が65%まできています」など、どの業務がどのレベルまで終わっているのかを「数字」を使って把握しやすいように伝えると上司もイメージがつきやすくなります。

発生した問題をそのまま報告しても無意味

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 次に「発生している問題点の報告」です。業務が順調に進んでいれば必要はありません。しかし、大抵の業務は、進めているうちに予想しなかった問題点が出てくるはずです。

 その場合、その問題事項をそのまま報告しても意味がありません。

部下:今、Aの案件に関して、こんな問題が起きています。

上司:それは大変だ。

部下:そうなんです。だからなかなか進んでいません。

上司:……で?

部下:どうすればいいでしょうか?

上司:それを考えるのが君の仕事だろう!!

 この場合、ただ問題が発生したという事実を報告しただけなので、報告を受けた上司は、「……で? 結局、何が言いたいの?」という反応しか返ってきません。

 上司が知りたいのは、「問題点」ではなく、「問題点の解決手段」です。

・業務を進めるにあたって出てきた問題点は何か?
・解決手段はありそうか?
・具体的な解決手段として何が考えられるか?

 自分なりの解決手段を考えて、一緒に報告することがポイントです。

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