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“Excelにはない”Googleスプレッドシートの便利な機能5つ

ガジェット

 表計算ソフトの新たなスタンダードとして、いま利用者を増やしているのがGoogleスプレッドシートです。

 Excelとの大きな違いは、複数のメンバーでデータを共有し、同時編集ができること。ほかにも、短時間でさくっと作業できる多彩な機能が揃っています。今回はそのなかから、すぐに使える便利な機能を5つご紹介します。

機能1:共有メンバーとリアルタイムで更新

 複数のメンバーで同時編集をするときに力を発揮するのが、コメント機能です。

 指定したセルにコメントをつけると、シートを共有しているメンバーはそれに対して返信ができます。取り上げたい場所をピンポイントで指定し、チャットのようにリアルタイムで議論したり、意見を出し合いながら編集することが可能です。

【使い方】
 コメントをつけたいセルを選択して右クリック→「コメントを挿入」と操作します。

スプレッドシート

 コメント欄が表示されるので、コメントを入力します。それを見た共有メンバーが返信を記入することで、シート上で会話ができます。

スプレッドシート

機能2:履歴からデータを復元する

 データを間違えて更新してしまった。苦労して入力した内容が消えてしまった。そんな苦い経験ありませんか。

 記憶を頼りに元に戻したり、一から作り直すのは心が折れます。スプレッドシートなら、履歴から戻したいバージョンを選んでデータを復元できます。

【使い方】
 画面上部の「変更内容をすべてドライブに保存しました」や「最終編集:◯分前」をクリックすると、今までの履歴が一覧で表示されます。

スプレッドシート

 戻したい履歴を選択して「この版を復元」→「復元」と操作すればその時点でのデータに戻ります。

 スプレッドシートは内容が変更されるたびに自動でGoogleドライブに保存されるので、保存し忘れて、戻したいバージョンが存在しなかった……といった心配もありません。

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