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出世するビジネスマンは、上司への「ホウレンソウ」で差をつける

キャリア

 知っているようで意外と知らない社会人のビジネスマナー。社会人になりたての頃ならまだしも、入社して3年過ぎても知らなかったり、間違ったマナーを覚えていたりすると、思わぬタイミングで恥をかくことになりますよ!

 今回は「ホウ・レン・ソウ」について、企業研修や、メディア出演、ドラマのマナー指導なども行い、ベストセラーとなった『入社1年目ビジネスマナーの教科書』などの著書もある金森たかこ氏に話を聞きました。

 こんなシチュエーションでどんなマナーが正しいのか? みなさんも考えてみてください。

報告では「事実」と「私見」を分けよう

ビジネス

※画像はイメージです(以下同じ)

 ビジネスシーンの基本として欠かせない3要素といえば、報告、連絡、相談です。

 通称「ホウ・レン・ソウ」と略されますが、上司や同僚と意思疎通を図ったり、人間関係の潤滑油にもなる社会人の必須習慣といえるもの。

 実はこの「ホウ・レン・ソウ」、知っているようで知らないことも多いのです!

1.報告
 社会人の仕事は上司への報告が欠かせません。

 まず始めに「結論を事実に基づいて報告する」ことが重要です。その際、「事実」と「私見」は分けて説明してください。両者の区別が曖昧になってしまうと、後々トラブルに繋がりかねません。

 そして、「結論は先延ばしにしないで最初に伝える」こと。もし結論を先延ばしにして経過や理由を延々と述べていると、報告を受ける側がしびれを切らしてしまいます。

 報告の正確性を期するためには「口頭or文書」の判断も重要です。シンプルなものなら口頭でも大丈夫ですが、金額や日数、数量など、数字がからむ場合は、口頭で概要を報告した後、改めて文書かメールで伝えることをオススメします。

 複数の案件がある場合は、優先順位の高いものから報告してください。さらに「5W3H」なども活用し、要点を整理しておけば、具体的かつ簡潔な報告が可能でしょう。

報告のポイントは結果、経過、トラブル

ビジネスイメージ―ミーティング

 報告する内容が同じでも、伝え方で受け手の印象は変わります。報告すべき内容とタイミングに注意しましょう!

 報告のポイントは、結果、経過、トラブルです。

■「結果」
 完了次第すぐ上司に報告します。状況に応じて対面口頭またはメール、書面にて行ってください。

■「経過」
 長期に渡る場合は進捗状況や今後の見通し、問題点などを報告します。

■「トラブル」
 悪い報告は早い段階で知らせてください。そのほうが対応策を考える時間的余裕が生まれます。

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