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「座ってるだけの会議」を有意義に変える“上司への一言”

キャリア

 自分はこの会議に必要なのだろうか? あるいは、出席して意味があるのだろうか? と感じたことはないでしょうか。ビジネスデザイナーとして業務改革コンサルを手掛けるワークスアイディ株式会社執行役員の奥西佑太氏が「意味のある会議」について解説します(以下、奥西氏寄稿)。

会議

※イメージです(以下同じ)

参加しなくてもいい会議の特徴

 私は、週例会議、月例会議や営業会議などの定期的にスケジュール設定されている会議について、つまらない、面白くないと常々感じています。会議自体に目的がないため、たとえ積極的に発言したところでその後に影響することも、成果を生み出すこともほとんどないからです

 定例会議が全て意味がないということではありませんが、定例的に形式的にする会議の多くが「社内ごと」に終始し、「顧客」が登場せずに終わることが多いのも、有意義だと感じない理由のひとつかもしれません。

 キックオフミーティングや成果報告会などの事業やプロジェクトを「区切る会」、チームのメンバーと共通の目標や進捗・成果を評価する場面の会などは、チームや組織運営において意味を持ちます。

 また、私自身も不定期に開催するブレインストーミングやアイデア出しなどは事業の課題を解決するために有用であると思います。アイデアを出したり、それぞれの考え方を伝えたり、施策を実行に移行させていくために、「発散させる会議」として意味を持つと考えます。

 区切る会や発散させる会は「顧客」が前提となるため、事業活動に影響のある会と言えますが、定例的にスケジュールが決まっているだけの目的のない会議においては、「顧客」の名称が出たとしても話の矛先は「中身」ではなく、発言している「あなた」に向かっていることが多いのではないでしょうか。

営業会議こそムダだと気づくこと

残業

 私個人の見解ではありますが、営業会議は排除業務の対象と捉えています

 それは1人ずつ順に日々の営業活動で起こったエピソードやお客様との会話について話をして、「どうするの? どうしたいの?」と叱責を受ける。「すみません。再度、確認してみます。」となることが多くないですか。または、自分の番の話が終えて次の人へバトンが渡ると「やれやれ」と思って安堵する。

 あらかじめ定例でスケジューリングされている会議こそ、「なんとなく」集まり「それとなく」終わり、この時間は会社や個人にとって決して有意義な成果には繋がらないですよね。

 ただ集まるだけの会議で、誇らしそうにしている上司がいるのであれば、なおさらモチベーションを下げるだけで、何のプラスにもならず、未来を変えることにはあまり繋がらないのではないかと考えています。

 ただし、なにも全ての営業会議がムダという訳ではありません。ムダな会議であることに気付くだけでも、プラスに働く会議へと進化していきます。

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