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「させていただきます」はNG?仕事ができない人のメールの特徴をプロが指摘

キャリア

 新型コロナウイルスの影響によってリモートワークが普及し、文章ベースでのコミュニケーションが一般化した。しかし、文章作成が苦手なビジネスパーソンは少なくなく、毎回毎回「AともBとも解釈できる」メールを書く同僚に苦しめられているケースが見受けられるのではないだろうか。

頭を抱える男性

画像はイメージです(以下同じ)

 また、自分自身のメールが同僚を悩ませているケースも十二分に想定され、とりわけこれから働き始める新入社員はビジネスメールに関するトラブルに何度も遭遇するだろう。

 今回はビジネスメールにおいて気をつけるべき点を『速く、正しく、感じよく伝わる すごい「書き方」の超基本 添削数1万5000通!メールのプロに学ぶ』(徳間書店)の著者で一般社団法人日本ビジネスメール協会代表理事の平野友朗氏@hiranotomoaki)に話を聞いた。

「打診」と「依頼」を勘違いすることも

 実際、テキストベースでのコミュニケーションによるトラブルは頻発しているとのこと。

 平野氏曰く「 『打診』のつもりで送った文章を『依頼』と勘違いされるケースもあるという。例えば、『このスケジュールで大丈夫そうですか?』と確認しただけなのに、勝手に発注されていた……ということが起こることもあり、メールに限らず最近流行っているチャットツールでもトラブルは散見される」という。

 続けて、文章のミスが起こりやすい原因として、「メールの内容が抽象的過ぎるからです」と言及する。

「例えば、メールの件名が『セミナーの件』であれば、セミナーの入金のお願いなのか、セミナーが中止になったのかな……、と何を意図しているのかがわかりにくいはず」

取り返しのつかない事態に発展も

ビジネスイメージ―考えるビジネスマン

「情報不足の文章では、読み手が自由に解釈して補填しようとするため、その結果として誤解につながります。同様に本文も抽象的過ぎると勘違いされやすい。納期や要求が不明確なメールはミスにつながるため、曖昧な表現を避けるべきです」

 読みにくい文章はその読みにくさだけではなく、余計なトラブルを引き起こす。

「メールを開封してパッと内容を見た時、『読みにくそうだな……』とネガティブなイメージを持たれると、返信は後回しになりやすい。そのため、対応が遅れるだけではなく、そもそも読みにくい文章ですので勘違いされる可能性もあります。ただ単にミスが起きるだけではなく、後手に回ってしまい、取り返しのつかない事態に発展するリスクも高いです

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これまでに添削したメールの数は1万5000通超の「メールのプロフェッショナル」が、「正しく」「早く」「感じよく」相手に伝えるための書き方を教えます。

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