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会議の成否の8割は「事前準備」で決まる。よくある失敗例は?

キャリア

よくある失敗例とその改善策

失敗例

 日時、場、メンバー、議題だけを記したアジェンダ。これは残念ながらアジェンダとして不十分です。そもそも会議のゴールがどこにあるのかがはっきりしません。議題に「職場の雰囲気改善策の検討」とありますが、職場の雰囲気が悪かったなら、それについてまず「原因を考える」という手順を踏むべきですが、このアジェンダには記載がありません。

 また、「実施事項の決定」とありますが、そんなに簡単に「実施事項」が導き出せるものではなく、それにともなって「スケジュールと役割分担」も決まらないということになります。

 多くの会社がこうしたアジェンダをとりあえず配って会議を始めるので、結局何が決まったのか決まっていないのかがよくわからないまま会議が終わってしまうのです

プロが作成する会議の構成は

 私が作成するアジェンダは、次のような構成になっています。

正しいアジェンタ

1. 会議名称
2. 会議基本情報
3. 会議の目的・ゴール(超重要・必須)

 会議の目的・ゴールをできるだけ明確に記入します。アジェンダを作成するときに最初に考える部分であり、参加メンバーの選定、議題の構成などすべての基準となるものです。

 目的とゴールは別物だと考えられることも多いですが、ここでは「会議で何がしたいのか?」を明確にすることが重要なので、問題解決型の会議の場合には目的とゴールを分けずにまとめて書いても大丈夫です。

 ポイントは、「○○についての意見交換」「××についてのフィードバック」といった曖昧な表現ではなく、「会議で何がしたいのか?」について例えば、

・○○における方針・方向性を決める
・○○の現状について整理・可視化する
・提案書に載せるべき「要素」を洗い出す
・新入社員研修のコンセプトを決める
・副業の導入における懸念事項を整理・可視化する

 など具体的に書くことをおすすめします。

ゼロから学べる! ファシリテーション超技術

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