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会議の成否の8割は「事前準備」で決まる。よくある失敗例は?

キャリア

 ビジネスにつきものの「会議」。リモートワークになり「とりあえず参加して」みたいなノリで知らず増えている「会議」時間。なかには「これはなんのための会議だっけ?」というほど議題やテーマ、解決すべき課題が見えないケースも。

オンライン会議

※画像はイメージです(以下同じ)

 だんだん「やることに意義がある」のようになっている側面もある会議。でも実はちゃんとした進行役がいると、きちんと意見が出て、議事が明確で、結論が早く出てスッキリと終わることがある。

 そんな会議の円滑な進行役がファシリテーターだ。『ゼロから学べる! ファシリテーション超技術』(かんき出版)の著者であり、日本でも数少ないプロファシリテーターの園部浩司さんに「会議の円滑な進行」に欠かせないアジェンダ(会議の進行表)づくりについて語ってもらった(以下、園部さん寄稿)。

事前準備で8割の会議の成否が決まる

 まだ耳なじみの薄い「ファシリテーション」という言葉ですが、「会議の『円滑な』進行」という意味です。私の仕事、ファシリテーターは「会議を円滑に進行する人」のことを言います。「円滑な」進行の会議、すなわち「良い会議」の主な特長は・時間通りに終わる・結論が出る・意見が出る・全体の雰囲気がいい・テーマが明確です。

「ファシリテーション」を学ぶと圧倒的に仕事が楽しくなります。どんな会議でも「問題解決」という1つの目標達成に向かって参加者を巻き込んで突き進むわけですから、その会議を上手く仕切れるスキルを身につけることで業務能力向上に大いに貢献するわけです

 では、実際にファシリテーターが入るとどのように会議が変化するのか、その役割についてお話しします。

 ファシリテーターの仕事は単に会議を進行することではありません。「会議が円滑に行われるよう、そのプロセスをリードし、活発な意見が出る“場づくり”を演出する」ことです。

 そのためには、会議の必要性や目的を明確にし、そのテーマに沿った「アジェンダ(会議の進行表)」を作成することが必須となります。事前準備するアジェンダ作成で8割の会議の成否が決まるのでとても重要です。

ゼロから学べる! ファシリテーション超技術

ゼロから学べる! ファシリテーション超技術

「オンライン会議の仕方がわからない……」「時間通りに終わらない……」「決まらない……」etc。 この本では、問題解決の仕方、メンバーの意見の引き出し方、合意形成の仕方、上手なオンライン会議の進め方など、生産的な会議のやり方をプロファシリテーターが教えます。

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