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上司に無視されないビジネスチャットの送り方。一番避けたい事例も

キャリア

 テレワークで使う人が増えたビジネスチャット。矢野経済研究所の「テレワーク関連ソリューションの動向調査」(2020年7月6日)によると、テレワークをしている人のなかでも、チャットを使っている人は5割にのぼるといいます。

テレワーク

※イメージです(以下同じ)

 テキストコミュニケーションが増えたことで想定されるのは「既読スルーされてしまう」という悩み。「相手の返信が遅く、仕事が進まない」「取引先に、自分の送ったメッセージをなかなか見てもらえない」といった悩みはないでしょうか?

 仕事を円滑に進めるためのテキストコミュニケーションの第一歩は、「目的を考える」こと。「スルーされないビジネスチャット術」を、ビジネススクールを運営するグロービス講師であり、「グロービス学び放題」中国語版の事業責任者の朱子青氏が解説します(以下、朱氏寄稿)。

スルーされないビジネスチャット3原則

 ビジネスチャットの利用シーンのなかでよくあるのが、相手に何を求めているのか分からないメッセージ。その場で聞き返すことができるオフラインのコミュニケーションと異なり、ビジネスチャットでは相手にスルーされてしまうことにもつながりかねません。

 例えば、こんなチャットがあなたのもとに来たらどうしますか? 私だったら残念ながらスルーしてしまうと思います

「イベントを実施したいんですが、予算がなくてできないんですよね…」

 ビジネスチャットで大切なのは、目的意識です。上記の例は、目的意識がボンヤリとしているケースですね。それでは、ビジネスチャットを送る目的をどう設定するか、見ていきましょう。

ビジネスチャットは「送る目的」を明確に

グロービス

ビジネスチャットの組み立て方(グロービス作成)

「チャットを送った後に、何を得たいのか?」「自分自身はどうしたいのか?」をまず考えましょう。自分のなかで目的が複数出てくることもあると思います。

 その場合は、一度に全部解決しようとしない。課題をまとめて解決しようとすると、何もできなくなるんです。複数の目的が発生した場合は、優先順位をつけて、やることとやらないことを分けていかないといけません。「自分がどうしたいのか」整理してからチャットを送ることが必要ですね。

 報告する場合は、シンプルに分かりやすく事実を伝えることを考えます。相手に意見を求める場合は、目的が整理できたら、その目的を達成するための仮説を立てて、できれば検証までしてほしいと思います。

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