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ダラダラしがちな「オンライン会議の悩み」を解決。通話時の背景も注意して

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長くなりそうな会議は「事前準備」

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 そのほかにも、オンライン会議が間延びしてしまうといった悩みもよく発生します。オンライン会議を時間内に効率的に実施するには、会議の種類を意識した準備を行うことが大切です。

 会議には目的別に2つの種類があります。1つ目が「とにかく企画やアイデアを出すことを目的としたブレスト会議」。2つ目が「相談、意思決定を行うための会議」です。

 アイデア出しを行うブレスト会議では、事前にテーマを示し、そのテーマに関する情報(たとえば競合他社の状況、サービス比較など)を資料として用意しておくことで、生産性のある意見が出ずに会議が間延びするといった状況を防ぐことができます。意見がある程度出たところで、終わりにすれば大丈夫です。

会議時間を大幅に減らすには

 情報共有や相談、意思決定を行うための会議では、下記の2つの準備をすることで会議を効率的に実施できます。

① ファシリテーター(タイムキーパー)をあらかじめ決めておく
② アジェンダ(議題)を作成して事前に共有する

 会議で情報共有を行うこともあると思いますが、この部分はアジェンダにあらかじめ内容を記載して、会議前に済ませてしまうことで、会議時間を大幅に減らすことが可能です。会議では相談や意思決定を行うことに集中しましょう。

 また、ファシリテーターはアジェンダをもとに、どの議題に何分かけるのかを想定しておき、話が長くなりそうになったら「時間がない」ことを参加者全員に伝えます。実はこれ、オンライン会議だけでなく、対面での会議でも効率的な運営ができるコツなので、ぜひ意識してみてください。

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