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新入社員ビジネスマナーの基礎。名刺交換から電話の作法まで

キャリア

電話を切るときは「3カウント」しよう

電話をかける

 電話をかけ、要件が終わったら、お礼を伝えて挨拶をしてから電話を切ります。

 電話はかけた側から先に切るのが基本マナーですから、あなたのほうから最後の挨拶を切り出して構いません。遠慮して長電話になるとかえって迷惑です。とはいえ、すぐに切ると印象がよくないので、ゆっくりと「1、2、3」と心の中でカウントして受話器を置きます。

 原則は、電話をかけたほうが先に電話を切るのがマナーといわれていますが、相手が目上の人やお客様、取引先の人だった場合は、先方が切るのを待ってからのほうが良い場合もあるので、そのときの状況に応じて対応できるといいですね。

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電話を切る時の作法は?今すぐマナーを勉強

他社への訪問。建物に入る前にすべきことは?

 他社への訪問はアポイントを取ることから始まりますが、その際は相手側に「訪問の目的」を伝えることが基本マナー。目的を曖昧にしたままアポイントを取ると、先方に無駄な時間を過ごさせてしまう可能性があります。また、こちらが「訪問させていただきたい」とお願いしているわけですから、日時や場所については相手の都合を伺うことが鉄則です。

 訪問先に到着後は身だしなみの最終チェックを行いましょう。

 携帯電話やスマートフォンは電源を切るかマナーモードにしておきます。コートを着て訪問した場合は、建物に入る前に脱いでから裏が表になるように三つ折りにして左腕に掛けておくのが正式。

 建物に入る前にコートを脱ぐ理由は、コートはどれだけ注意していても、屋外のホコリなどが付着するもの。それだけに訪問先の屋内で脱ぐのはホコリを撒き散らすことになるからNGなのです。受付では、あなたの方から感じのより表情で、明るく挨拶をします。

 そして「会社名」「自分の名前」「訪問先の部署」「担当者名」「約束の時間」などを伝えて、取り次ぎを願います。応接室に入室後は、すすめられた座席で担当者を待つのが一般的ですが、出入り口で立ったまま待機するケースもあるので臨機応変に対応しましょう。

応接室に案内されたらすべき「4つの準備」

商談 応接室

 応接室で相手を待つ間は以下のことに注意して失礼のないようにします。

1. カバンは椅子の横か足下に置く。机の上には置かない
2. コートは折り畳んでカバンの上に置く。コート掛けがあっても勝手に使わない
3. 相手が来たらすぐに立ち上がれるように、椅子は引いておき、浅く座る
4. 必要な書類や名刺などの準備をしておく

 訪問先で出されたお茶などのドリンク類は「先方担当者にすすめられてから」もしくは「担当者が口をつけてから」いただくと覚えておきましょう。ただし、上司と一緒に来訪しているときは、上司が口をつけてから飲むように。

 お茶を出していただくときには「ありがとうございます」、口をつけるときには「いただきます」。帰るときには「お茶をお出しくださりありがとうございました。美味しかったです」などのお礼やできれば感想のひと言を伝えるとさらに好感度はアップします。

 終了予定時間前でも相手が時計をチラチラ見たり、書類を片付けだしたら時間を気にしているサインです。すみやかに話を切り上げ、お時間をとっていただいている時間内に面談を終えるようにしましょう。

【もっと詳しく知りたい】
訪問先で出されたお茶はいつ飲む?今すぐマナーを勉強

<TEXT/西出ひろ子>

マナーコンサルタント・美道家。ヒロコマナーグループ代表。これまで企業研修やコンサルティングなどで10万人以上にマナー指導をおこない、お客様満足度NO.1タイトルを取得させるなどの人財育成分野での結果を成果を出す。マナー評論家としてテレビ番組などのメディアへの出演も多数。国内外で90冊以上の著書・書籍監修を手がけているマナー界のカリスマ

※「先手必笑」は、西出ひろ子の登録商標です。

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