所要時間が一目で分かるように

4. 進行内容

　ここは、目的・ゴールを達成するためにどのような議論をすべきかを踏まえて構成します。その内容は、「オープニング」「情報格差を埋める」「議論内容」「クローズ」の4つの議題です。

5. タイムスケジュール

　議題ごとに、◯時◯分～◯時◯分という時間設定及び所要時間が一目で分かるように記入します。「約○分」や「○時○分頃」といった表現ではなく、5分刻みで具体的な数字を記入することで、会議当日の時間厳守への意識が高まります。

重要なアジェンダ作りが成否を決める

　先にお勧めしたようなアジェンダを見れば、当日の会議でどのような議論が展開されるのかイメージできるのではないでしょうか。アジェンダは「円滑な会議進行」を行うファシリテーターにとっては脚本を書くようなものです。

　アジェンダを作成するときは、「議論の時間配分に無理はないか？」「このステップできちんとゴールにたどりつくかな？」など思考をめぐらせながら完成させます。

　経験上、イメージが湧かないままに仕上げたアジェンダをもとにした会議は、多くの意見が引き出せないまま終わったり、詰め込みすぎて駆け足で最後までいってしまうことが多く、反対に会議の始まりから終わりまで、イメージが強くわくようにアジェンダが作成できたときほどうまくいきます。

　会議の成否はアジェンダ作成で8割が決まります。作り慣れない最初の頃は難しく感じるかもしれませんが、うまくできなくても構いません。時間配分を見誤ることがあっても構いません。

「30分以上の会議にはアジェンダが必要」と心得てまずは作成してみてください。数をこなしていくうちに、1時間程度の会議であれば慣れてくると10〜15分程度で作成できるようになります。このアジェンダづくりをマスターすれば、あなたが主催・参加する会議はなぜかスムーズに進行し、一定の結論が出ることで評判になること間違いなしです！

＜TEXT／プロファシリテーター　園部浩司＞