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文書が苦手な人のためのメール術「報連相がうまくいかない」を解決

キャリア

 コロナ禍で否応なく変わったビジネスシーン。テレワークなどの働き方、オンラインでの会議など非対面のビジネススタイルへの変化に多くのビジネスパーソンが戸惑いを抱えています。新しい働き方が定着するなかで、自分の評価を上げるために、気をつけるべきポイントは何か。

ビジネス 悩み

※イメージです(以下、同じ)

 4万人以上のビジネスパーソンを指導してきた人気研修講師の濱田秀彦さん。最新刊では、コロナショック以降で明らかになった“新しい評価基準”と、その評価基準をクリアするための対策を提示しています。

 前回の記事では効率を上げる時間管理術を取り上げましたが、今回はテレワーク下で特に上司層が重要視する「報連相」について、誰でも簡単に評価を上げる方法を紹介します。

※本記事は『『ニューノーマル」最強仕事術』(講談社ビーシー)から再編集し、抜粋しました。

メールを送る時間にも配慮が必要に

 これまで、顧客に対し、休日、夜間に報連相メールを送ることは、さほど問題視されていませんでした。いつメールを送ろうが、相手は出社してパソコンを起動し、初めて見ることになるからです。

 しかし、在宅勤務という働き方が普及してきた昨今では、そうはいかなくなってきました。相手は、自宅のパソコンで休日、夜間もメールを見てしまう可能性があるからです

 在宅勤務で、18時で仕事を終えた顧客が、家族との夕食をとり、入浴した後、寝る前にふとパソコンを見る。すると、あなたからのメールが入っている。見ると、そこそこ急ぎの内容。明日にしようと思ったものの、返信をためるのはスッキリしない。結局返事を書いてしまう。こういったことが起こりえます。

 また、テレワークの広がりとともに、スマホのビジネス利用度も上がりました。自分に来たビジネスメールをスマホに転送している人も少なからずいます。あなたが夜遅くメールを出すと相手のスマホに着信音が鳴る、着信通知が表示されるということが出てきます。

報連相メールは電話と同じ感覚で

スマホ 男性

 こういったことを繰り返していると、顧客に嫌がられる可能性は十分あります。テレワーク環境では、相手に対する想像力、思いやりが必要になってくるというのはこういう場面です。

 伝えるべきことを早く伝え、スッキリして今日を終えたいと考えるのは悪いことではありません。しかし、環境が変わったいま、これまでのマナーでは問題がなかったことも見直す必要があるのです

 特に顧客に対しては、配慮が必要です。できる限り、平日の9~17時といった安全な時間帯に送付するといったことが必要になってくるでしょう。単純に言えば、電話と同じ感覚で出すということです。

 このような配慮は、顧客以外の取引先、上司、チームメンバーに対しても必要です。顧客に対してよりは甘めにしてよいとは思いますが、夜遅くや、休日の報連相メールは控えたほうが安全です

 また、上司や同僚に電話をする前に、メッセンジャーなどで、ひとこと「いま、電話してもいいですか」「いま、電話できる?」といった打診をする人も増えてきました。いずれ、そうすることが新しいマナーになるのかもしれません。

 このように、環境が変わるとマナーも変わります。今まで通りのアクションをする前に、思いやり、創造力を働かせることが求められています。

「ニューノーマル」最強仕事術

「ニューノーマル」最強仕事術

<働き方が変われば、評価も逆転する>コロナ後の新しい働き方の「新評価基準」を示し、いかにして攻略するのか、わかりやすく紹介します

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