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あなたが「説明下手」と言われなくなる、たったひとつの方法

キャリア

 それは、説明するときに何の指針を持つこともなく、思いつくがままに説明を始めてしまっていたからなのです。

 自分としては筋が通ったわかりやすい説明をしているつもりでも、説明される側からしたらわけがわかりません。

「なんかいきなり話し始めたけど、そもそも何の話をしているんだろう?」

 そのような気持ちをみんな持っていたはずです。

「あの、A社向けのプロジェクトなんですけど、マレーシアの調査分析がうまくいってないんですよね。もともと明日までにやらないといけないんですけど。

 あと、もうひとつのプロジェクトもいろいろとわからないことがあって教えてほしいのですが、どうすればいいのでしょうか?

 マレーシアのほうは、Xさんから至急回答がほしいと言われていますが、どうしましょうか?」

 こんな感じのふわふわした説明をしてしまっていました。自分が思いついたままに話してしまっているのがよくわかりますね。

 同じような悩みを持つあなたのために、誰でもわかりやすい説明ができるようになる特効薬をお教えします。

わかりやすい説明のための特効薬 = 「5W1H」

5W1H

 それは、大変有名な思考フレームワークの「5W1H」です。

 実はこれは思考するときだけでなく、人に説明をするときにも使えます。しかもその効果は絶大です。

What ― そもそも何についての説明か?
Why ― なぜその説明が必要か?
Who ― 誰が関係者か? なぜ自分がその説明を聞かなければならないのか?
When ― その事象に関係するタイムラインは? もしやらなければならないToDoがあるとしたら、その締め切りはいつになるのか?
Where ― それが行われる場所や地域はどこか?
How ― それはどのように進めるのか? 具体的な方法は決まっているのか?

 これが「5W1H」です。この順番で説明することができれば、「お前の話はわけがわからない!」と怒られることはほぼなくなるでしょう。

「A社向けの市場調査プロジェクト(What)について、現時点の進捗をお話しします。

 こちらの進捗がかなり遅れていることが判明したため、Xさん(Who)に早めにお知らせする必要があると感じています(Why)

 対象地域はマレーシア(Where)で、明日までに答えを出す必要があります(When)

 具体的にはデスクリサーチで集まった情報では事前に担保した示唆を出すことが難しく、電話を使ったインタビューを実施したいのですが、費用が1000ドルほど追加でかかります(How)

 こちらについてご承認をいただくことは可能でしょうか」

 このような説明ができれば、「わかりづらい!」と怒られることはなくなります。