使いこなせば便利なSNSの注意点

　例えば、ホームページのデザイン担当者であるテレワーカーの山田さんが、上司にラフをチェックしてもらう際に、以下のようなやり取りをしたとします。

　非常に短い言葉でポイントを伝えています。上司は、このメッセージで、山田さんがラフ案の作成を終えたことがすぐに把握できます。そして、上司は、今日中に修正指示を山田さんに送り、山田さんは翌日の午前中までに修正作業を終え、提出する、という双方の予定がこの短いやり取りで確定しています。

　このように、SNSを利用すると、外出時であっても簡単に意思疎通ができます。在宅のテレワーカーも、子供が泣いている時でも気兼ねなく連絡することができます。

　テレワークやフリーの仕事に取り入れると便利なSNSですが、導入にあたり注意しなければならないこともあります。会社のメールで連絡する場合はさほど問題にはなりませんが、SNSでは夜遅くにメッセージを送ると着信通知で迷惑がかかります。

　また、言葉遣いがフランクになりすぎるリスクもあります。仕事上の関係においては、適度な緊張感が必要です。こうしたことを防ぐために、SNSの使用時間、言葉遣いなどのルールを事前に決めておくことも大切です。

顔が見えると情報量が格段に上がる

　また、議論が平行線をたどってしまった場合や、こみ入った内容を打ち合わせる場合は、SNSやメールだけで行うと、トラブルを起こす危険性もあります。そうした時には、Zoomなどで顔の見えるコミュニケーションを行うとよいでしょう。

　相手の顔が見えるだけで、伝わる情報量は格段に上がります。例えば、相手が別の案件で忙しく、自分が依頼した仕事を後回しにされると気分を害することもあると思います。

　相手から、メールやSNSのメッセージだけで「忙しい」と言われるよりも、スカイプで切羽詰まった相手の表情を見るだけで状況の理解度が深まります。相手の多忙さを理解し、相手に合わせた対応を取ることができるようになります。スカイプなどを使っても解決しない場合は、直接会うことも必要です。

　緊急時だけでなく、定期的にテレビ会議で打ち合わせをすると安心感も高まります。普段の仕事はLINE中心で、雑談は顔の見えるテレビ会議で行うことも良いのではないでしょうか。

＜TEXT／福山誠一郎＞