ビジネスシーンにおいて、適切な言葉遣いは重要なスキルのひとつ。基本的なビジネス用語を理解していることは、コミュニケーションの円滑化に直結します。本記事では、いまさら人に聞けないけれど、知っておきたいビジネス用語をわかりやすく解説。それぞれの用語が持つ背景や使用される場面を押さえておくことで、職場での会話やメールに自信を持てるようになります。今回は「ワークフロー」の意味やメリット、「ワークフローシステム」との関連についても紹介します。

「ワークフロー」とは業務や作業の一連の流れのこと

ワークフローは、Work（仕事）とFlow（流れ）を組み合わせた言葉で、業務や作業の一連の流れ、またその流れを明確に図式化したものを指します。企業や組織が業務を効率的かつ効果的に行うための基盤となる仕組みで非常に重要な工程でもあります。まずは、ワークフローを整理することのメリットについて見ていきましょう。

業務効率の最大化

まず、ワークフローを明確にすることで、業務効率を最大化できます。誰が何を行うか、次にどの作業が必要かが可視化され、一貫した手順に基づいて業務を進めることで、業務効率を高められるからです。

業務改善につながる

業務を改善するためには、ワークフローを可視化し、発生する作業や手続き、関連する部署や担当者の情報などを整理する必要があります。それにより、無駄なプロセスやワークフローの中にある問題点を客観的に見つけられるため、改善に向けた取り組みを行うことが可能になるでしょう。そのため、ワークフローの明確化は業務改善につながるといえるのです。

意思決定の迅速化

意思決定を迅速にするためにも、ワークフローを整理することが大切です。ワークフローを把握すると、進捗状況を即座に確認できるほか、問題発生時も迅速に対応できるようになるからです。特にスピーディな判断が求められる場面では、ワークフローの整備が必要不可欠といえるでしょう。

生産性および品質の向上

ワークフローを明確にし、整備することは生産性および品質の向上につながるというメリットもあります。工程を標準化することで、作業のばらつきを防げるため、一定の品質を守れるほか、定められたプロセスに従うことで、人によるエラーの発生を防止できます。

業務引き継ぎの効率化

ワークフローが把握できる状態であることで、新しいメンバーへの教育や引き継ぎが容易になるというメリットもあります。ワークフローをもとにマニュアルを作成したり、担当者変更時のスムーズな引き継ぎを行ったりできるのです。さらに、従業員全体のスキルを一定レベルで保てることから、人材育成などにも役立ちます。

「ワークフローシステム」とは

ワークフローの本来の意味は業務や作業の流れですが、発展して「ワークフローシステム」を指すケースもあります。ワークフローシステムとは、社内で行われるさまざまな業務手続きを電子化する仕組みです。

たとえばワークフローシステム上で管理されているさまざまな申請フォームから、自分が使いたいものを選んで申請でき、申請された情報は内容に応じて自動的に承認者や決裁者が割り当てられます。また決裁された情報はデータや電子ファイルとして保管されるため、管理に関するさまざまな手間を省けるでしょう。

昨今ではワークフローシステムを導入するためのさまざまなサービスも多数提供されており、自社でワークフローシステムの構築が難しい企業でも導入しやすくなっています。豊富な機能が備わったものや、誰でも簡単に操作できるものなどもあるため、自社に適したワークフローシステムを選択することも重要です。

ワークフローを明確化し、業務効率化や改善を目指そう

ワークフローは、業務や作業を図式化したものであり、整備することで業務効率化や生産性向上といったさまざまなメリットがあります。企業の活動をよりスムーズかつ最適化するためにも、まずはワークフローを見直し、適切なワークフローシステムの導入を検討しましょう。