職場で認められる「いい資料をサクッと作る」たった2つのコツ
プロセスその1：大量の情報収集
最初のプロセスは、「大量の情報収集」です。
あなたがその道30年の専門家でもない限り、そのトピックについて知らないことが多いはずです。何も知らないのに、資料を作って他の人にメッセージを伝えることができるはずがありません。まずは本を数冊読んだり、Web記事で関連するニュースを多数引っ張って、とにかく情報を収集する必要があります。
そして、それらの情報から、特に今回のトピックについて重要な箇所を抜き出し、自分自身がそれについてどう考えているか、どのように今回の資料作成に有効活用できるか、適当でもいいのでコメントをたくさんしていきます。
これをやっていくと、あなたは数十ページに及ぶメモを作れるはずです。もちろん、それだけ読んでも他の人には伝わらないと思いますが、情報量としては十分なものになるはずです。
多くの人は、この情報収集と資料作成を同時にやろうとしています。そのほうが効率が良いように思えるからです。ただ、実はそれは最終的には非効率になります。資料を作ることはいったん脇に置いておいて、まずは情報を集めてそれをひとつのワードファイルに収集すること。それだけを考えてください。
プロセスその2：ストーリー化
次にすべきは「ストーリー化」です。集めた多くの情報や自分の意見をストーリーにしていくのです。
提案書であれば、「提案の背景→今回のプロジェクトの目的→最終アウトプットのイメージ→具体的なプロジェクト推進方法→現時点での仮レポート→費用やスケジュール→過去の実績」というような流れになります（これは一例で、他の流れのほうが良い場合もあります）。
今まで集めたさまざまな情報や自分の意見を、筋が通ったひとつのストーリーとして組み立てていく。これはワードでもパワーポイントでも同じです。
情報はたくさんあるものの、結局何がいいたいのかわからない資料を作ってしまう人は、このストーリー化への意識が足りない場合が多いです。自分が集めた情報を一覧化し、冷静に眺め、どういうストーリーにすれば伝わりやすいか考えてみてください。
今まで集めた情報をプリントアウトして、どのような順序で伝えればよいか、上司と話してみるのもいいですね。いきなり最終アウトプットをもっていくのではなく、そのプロセスの中で上司を巻き込むと、同意を得やすいというメリットもあります。
資料作成の2つのプロセス、ぜひみなさんも実践してみてください。スピードとクオリティが段違いになるはずです。
＜TEXT／Shin＞
