仕事量とリソースは常にカレンダーで管理

3つ目の“○○力”＝把握力

　みなさんは自分が抱えている仕事量と自分のリソース（時間や処理スピード）を適切に把握できていますか？

　仕事の全体像が理解できてきて、こなす範囲が大きくなってくると、仕事が面白くなって来ると思います。一方で、仕事量も増えていき、自分の能力や業務を行う時間をしっかりと設計できていないとパンクしてしまいます。

　最初は残業をして対応するかもしれませんが、ずっと残業が続くのは厳しいし、嫌ですよね。「働き方改革」が叫ばれる昨今、長時間労働を会社も許してはくれません。

「できます！」と言っておいて、直前で「できません。」は一番やってはいけないこと。常日頃から、自分が抱えているタスクとスケジュールを管理していれば、依頼された仕事をスケジュール通りにこなせるのか否かはわかると思います。

　ポイントは2点です。

1.自分の1週間のタスクを月曜日午前中に一覧化しておく
2.その仕事をいつ、どれくらいの時間でやるのかをカレンダーに入力して実行する

　慣れるまでは大変かもしれませんが、徐々に見通しが立てられるようになり、上司への返答も正確性が出てきます。私も営業部署をマネジメントしていましたが、毎月しっかりと営業成績を達成する部下はこの自分の仕事量とスケジュール感を把握していました。

　逆に見通しが甘い部下は残業続きで、体も頭も疲れる悪循環に陥っていました。この違いはやはりタスク管理とスケジュール管理の把握力にあると思います。

「3つのステップ」で仕事を仕組み化しよう

4つ目の“○○力”＝仕組み力

　仕事で失敗することは誰にでもあります。

　特に20代では経験した事のない仕事ばかりなので、失敗の連続です。私も20代の頃はよく失敗をして、上司からもお客さまからも何度も怒られました。

　失敗の連続でモチベーションがダウンしたり、上司からの評価も下がっていると落ち込んでいる人がいるかもしれません。

　しかし、そこは気にしなくても大丈夫です。会社はまだまだ20代であるみなさんが失敗することは織り込み済みですし、上司も数多く失敗してきていますから（笑）。

　問題はその失敗をどうやって仕組み化をして、2度と同じ失敗を繰り返さないかです。失敗をして「次は気をつけます」というのは仕組み化ができていませんので、また繰り返してしまう可能性があります。

　仕組み化の手順は以下の3ステップです。

1.失敗した根本原因を洗い出す
2.その原因を潰せるチェックリストをつくる
3.そのチェックリストを類する仕事のときは見直して、同じ失敗に繋げないようにする

　例えば、上司との雑談で「来週に○○を持ってきてよ」と頼まれたとします。その場合の仕組み化はなんでしょう？

　私であれば上司と話が終わったら、スマートフォンのタスク管理アプリで簡単なメモと時間を設定してリマインド設定をしておきます。人は忘れてしまう生き物なので、そういった仕組みを習慣化させることで小さな約束も忘れずに対応できます。

　上司からしたら、「雑談で話をしてた小さな約束も守れる奴だな」という印象をつけることできるでしょう。

　ひとつひとつは地味で単純なものですが、地道に実行していくと、3か月後、あなたを見る上司の目が「できる部下」になっているはずです。

＜TEXT／秋沢崇夫＞