アウトプットから逆算してメンバーを決める

「誰の（何の）どんな課題を解決するのか」「何のために集まるのか、決めたいことは何なのか」

　目的が明確になれば、同じ部署や同じ課に捉われず、相応しいメンバーを集めれば良い。いつも同じ部署や同じ課だけで集うと、結局、「全員参加」となり、決めるべきことが決まらず、沈黙が続いてしまったり、ただ座っているだけで全く発言することがないということが起きてしまいます。

　メンバーを集める場合には、あらかじめ話し合うべきアジェンダを提示することで意見を求めるように工夫してみましょう。実際に会議が始まると、それぞれのメンバーの専門性を持ち合って、いくつかの材料や提案をぶつけ合うことで、意思決定を促す議論へと深まります。

　ここで注意しないといけないのは“全員一致”することは、ないということです。それぞれの専門性を持ち合って、材料を出し合い、賛成意見も反対意見もある中で、最後はリーダーが意思決定をしていく。全員のコンセンサスを取らなくても、最後は決定事項にコミットしていく文化は1日にしてならずですが、賛成できない意見によりただただ足を引っ張り続けるようなことは、プロフェショナルに欠けるということを覚えておいたほうが良いでしょう。

　このようなプロセスを得た意思決定の場合にこそ、振り返った後に検証するための仮説思考が深まるので、組織やチームがさまざまな課題に対しても、より良い意志決定ができるように進化していきます。

会議のムダをなくすシンプルなコツ

　会議の場作りも重要ですが、実行するために意思決定をしていく上で、意思決定者や上司からのアドバイスを引き出していくことが肝要です。

　プロジェクトの責任者や上司が会社から与えられているミッションは、「顧客」を中心として、所属している部署やチームの成果を上げることです。それが実行できるアイデアや施策、提案を示すことができれば、必ず責任者や上司も協力してくれるようになります。

　では、どうすればいいのか？ まずは、上司や同僚に質問をしてみてください。私がよく使う質問言葉を紹介します。

「〇〇さんにとって、どんな〇〇が良い〇〇ですか？」

　この質問言葉の構文に当てはめて、上司や同僚に「〇〇さんにとって有意義な会議は、どんな会議ですか？」と質問をしたところ、実際に行っていた会議の実態を否定する回答が返ってきました。

「目的が明確になってないといけないよね」「時間は厳守でその時間内で決めていくこと」「いつも同じ人が話をして終わるのではなく、意見を引き出していける会議が良い会議」