さらに、問題を解決するためには、コスト（お金、人、時間など）が必要かどうかを含めたトレードオフをまとめておき、それを一緒に報告できれば満点です。

部下：今、Aの案件に関して、こんな問題を起こっていて業務が進んでいません。2パターンの解決策があると思っていますが、どうでしょうか？

上司：どんな解決策なんだい？

部下：1つ目は◯◯で、2つ目が△△です。ただ、1つ目には予算以上のお金がかかります。2つ目は、時間がかかるため、納期が少し遅れます。私は1つ目で進めるべきだと思っていますが、どう思いますか？

上司：そうだね。全体的にみたら君の言うとおり1つ目がいいと思う。

部下：かしこまりました。では進捗は追ってご報告します。

上司：よろしく頼むよ。

　このように、問題とともに解決策も報告内容に入れると、「……で？ 結局何が言いたいの？」と言われることはなくなるでしょう。

報告のルール、“3T”をマスターしよう！

　上司への報告にはちょっとしたルールがあります。そのルールを私は“3T”と呼んでいます。3Tとは「状況（Timeing）」、「内容（Theme）」、「伝え方（Tell）」です。

　まず「状況（Timeing）」です。忙しい上司に時間を作ってもらって報告をするわけですから、いつでもいいわけではありません。

　依頼された業務にもよりますが、だいたい3日ごとで報告するのがいいと思います。毎日だと多すぎるし、1週間だとちょっと遅い。

「この間のAの案件のことなんだけど、今どうなってる？」と、上司から先に言われてしまうかもしれません。また、報告の時間は「火～金曜の午後もしくは夕方」にするようにしましょう。

　週初めの月曜日や午前中は、メールチェックや会議などで忙しいことが多いので、そこを避けることで、「コイツ……こちらのスケジュールも考えた上で行動できるな」と思わせることもできます。

　次に「内容（Theme）」ですが、これは先に書いた通りです。現在の進捗具合から後どのくらいで終了する予定なのか、問題点は何で、それを解決するためにどんなことができるのかを端的にまとめ、結論から話しましょう。

　最後に「伝え方（Tell）」です。「今少しお時間よろしいですか？」は、悪くはないですが、あと一歩です。

「◯◯の件で少し報告したいのですが、今5分よろしいでしょうか？」。これがベストです。

　何の件で、どのくらいの時間がほしいのかを最初に伝えることで、上司も「5分なら大丈夫」なのか「◯◯の件だったら、今じゃなくても大丈夫だからあとで時間作るよ」など判断ができるようになります。

　たかが報告、されど報告。上司から「……で？」と言われることが多い方は、ぜひこの報告のルール「3T」を守ってみてください。

＜TEXT／秋沢崇夫＞