連絡は5W1Hを柱に構成する

　連絡に関しては、単純ではありますが、5W1Hを活用するのが短時間に効率よく連絡文書を作るポイントです。これを次の順に並べます

【連絡のパターン】
What：チームミーティングのご連絡
Why：上期の振り返りのため
Who：○○チーム全員参加
When：○月○日○時より1時間程度を予定
Where：オンラインミーティング（下記リンク）
How：各自報告テンプレートを完成した上で参加すること

　私は仕事柄、これまで2000通以上の社内通達を見てきましたが、ほとんどがこのような5W1Hを柱に作成されています。費用が発生する場合は、これにもうひとつのH（How much いくら）をプラスし、5W2Hとして使えばよいでしょう。

　なお、連絡がアクションを促すものではなく、単に情報共有のためのものである場合は、前出の報告のパターンも使えます。

相談は問題・経緯・解決策案を提示

　最後に相談のパターンを紹介します。

【相談のパターン】
問題：○○という問題（クレーム）が発生しました
経緯：という状況です（原因は○○です）
複数解決策案：対応として次の○つの方法が考えられます

　これを事例にあてはめてみましょう。

問題：東西商事さんで、誤配送のクレームが発生しました。
経緯：納品場所が先方の希望と違っていたということです。先方と当社の配送部門との行き違いで、どちらの責任とも言えない状況です。
複数解決策案：対応として次の2つの方法が考えられます。
A案：先方に社内転送してもらい配送費全額を値引き。先方が希望している対応です。2万円の値引きが発生します。
B案：当社便を使って移動。コストは1万円程度発生します。交渉が必要ですが、先方は納得すると思います。

＝＝＝＝＝

　このように、文章の苦手な人は、まずはパターンにあてはめてみましょう。そのうち、パターンを見なくても自然に文書が作れるようになります。

＜TEXT／マネジメント・コミュニケーション研修講師　濱田秀彦＞