商談相手へのケアを忘れずに

　招待メールの出し方は、相手がWEB商談に慣れているかどうかで対応を変える必要があります。まったく初めてという場合には、相手がほんの少しでも不安を抱かないように（つまり、不安を理由に商談自体を断られることがないように）、こまやかな言葉かけが必須です。

　招待メールは、原則、2回送ります。まずは、電話やメールなどでWEB商談を承諾いただけたら、すぐのタイミングで送ります。先方のスケジュールを押さえるという意味合いとともに、日時についてお互いの認識に齟齬がないかの確認にもなります。

　2回目は、WEB商談の前日の午後に「明日、○時からよろしくお願いします」というリマインドの意味を込めて送ります。商談の開始時間が午後なら、当日の午前中でもいいでしょう。

「面倒だな」と思わせない丁寧なケアが必要

　その際に、アジェンダを添付すると先方の準備も促すことができます。先方担当者がWEB商談に慣れていない場合は、「安心して利用できる」「自分でも利用できる」と納得してもらうことも重要です。

「音声は電話でも可能です」「当日わからなければ、電話しながらログインのご案内をしますね」などと伝えて安心してもらうようにしている営業担当者もいます。

　とにかく「面倒だなあ」「おっくうだなあ」と思わせないように丁寧なケアが必要です。また、「WEBで実のある商談ができるの？」と懐疑的な方に対しては、画面共有ができることなども伝えて、商談の質に対する不安を払拭しておくことも大切です。

　メールだけのやり取りで商談前に1回も会話をしたことがないという場合は、電話番号の確認もかねて電話でご挨拶をしておくのもおすすめです。その際に「WEB商談への不安」などがあれば聞き出して、解決しておきましょう。