ステップ2～3で書き出して、検討・整理

　ステップ1で書き出したすべてのスタッフに対して、1つひとつ「これは何か？」と自問し、頭の中で各スタッフが何かをハッキリさせて、カレンダーとToDoリストに分類します。この時、自問した結果が予定、タスク、プロジェクト以外、たとえば「自分がやりたいこと」や「自分の夢」などになったスタッフは、とりあえずToDoリストへ登録しましょう。

各“スタッフ”に対して「これは何か？」と自問する

　このように、頭の中にあった数えられない名詞である各“スタッフ”に対して「これは何か？」と自問することで、それぞれのスタッフがどういうものなのかが明らかになります。ステップ1で書き出したスタッフをステップ2～3で検討・整理することで、漠然と頭の中にあったスタッフを、数えられる名詞である“シングス”へと変えていきましょう。

ステップ4、5でシングスを再検討、リストを作る

　スタッフがシングスになると、「あとは実行あるのみ！」と思うかもしれませんが、もう1ステップあります。それは、次にやるべきシングスを特定すること、つまりネクストアクションを決めることです。書き出したスタッフをすべてシングスとして各約束に検討・整理したら、あとは実行するのみだと思えます。

　しかし、現実には、このようにして特定されたシングスが10項目や20項目はあるはずです。では、最初にシングスの中のどのタスクを実行するべきなのでしょうか？ 実は、GTDの2ndフェーズ「ステップ5：実行する」で迷わないために、ステップ3まででスタッフをシングスにしたのです。

　あなたにとって気がかりなことをすべて書き出し、スタッフをシングスにして得られる澄んだ心で、実行すべきことを判断しましょう。澄んだ心でシングスの中から直感的にすべきことをピックアップすれば、予定が30件あっても、締切の迫ったプロジェクトが20件あっても、決して迷ったりしません。

　まさにステップ1からステップ3を経て、すべきたった1つの正しいタスクを選び抜く判断力を得たことで、ステップ4においてシングスの中から「今日やるべきタスク」であるネクストアクションを選ぶことができるのです。その結果、2ndフェーズ「ステップ5：実行する」にたどり着くことができるというわけです。