完成予想図を5分で作る

『「ニューノーマル」最強仕事術』（濱田秀彦、講談社ビーシー）

　例えば、上司から「来週中に、コールセンターのクレーム情報を分析して、サービス向上のプランを作ってくれ」と言われ、クレーム情報が大量に入力されたエクセルファイルを渡されたとします。

　ここで、「わかりました」と引き受け、1週間後に「できました」と提出したら「イメージと違う」とやり直しの指示が出てしまう可能性は大きい。発注者と請負者のゴールイメージが共有できていないとこうなってしまいます。「だったら最初からそう言ってくれれば」と言っても後の祭り。

　ポイントは指示を受けたときに、完成予想図を出すことです。完成予想図といっても、5分ぐらいで作る殴り書きでOK。精度を出す必要はありません。A4コピー用紙を4つ折りにして、手書きで、

（1）クレームの内容分析
（2）代表的なクレーム3つの原因
（3）3つの原因の解決策
（4）解決策の進行プラン

　を書き、それを上司に見せます。上司が「うん。こんなイメージでやってくれ」と言えば、仕事は8割終わったも同然。

上司への指摘もしやすくなる

　ポイントになるのは、このアクションを指示を受けてから15分以内に完結することです。というのも、言ったそばから忘れる、気が変わるといった上司もいるからです。このアクションを最初にやっておけば、「イメージと違う」となることを防げます。それを防ぐのがこの15分以内の完成予想図です。

　そうしておくことで、他にもメリットが得られます。完成予想図でイメージを共有していても、内容を忘れたり、気が変わったりする上司がいます。そうしたら、改めて完成予想図を見せ、やんわりと「先日ご指示いただいた際、このように確認させていただいたのですが……」と言えるということです。

　上司はそこで「しまった！ そうだった」と思い出します。それでも、修正を求めてくる可能性はありますが、「いや、言っていることは同じだから、ここをこうしてもらうだけでいいのだ」と修正範囲を小さくしてくれます。

　上司・部下が離れて仕事をする環境だからこそ、早めにゴールイメージを共有しておくことを習慣にしましょう。