そもそもエクセルは「表計算ソフト」という位置づけのはずですが、ただの表や文書を作成するためだけに使っている人や、SUM関数くらいしか使ったことがないという人もいるでしょう。しかし、それでは宝の持ち腐れ。せっかくライセンスがあるならば、最大限有効活用していきましょう。

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　本稿では、業務生産性向上やデジタル化推進、リモートワーク化などの案件を手掛ける筆者が、エクセルでの集計作業の経験が少ない人に向けて、集計に使用する最も基本的な関数と、その使い方をお伝えします。

選択範囲の値を合計するSUM/SUMIF/SUMIFS

　あまり関数は得意でないという人でも、SUM関数は使ったことがあるのではないでしょうか。エクセルの画面上部にあるリボンで「数式」を選んで、そこからΣというボタンを押してSUM関数を使っているという人もいるかと思います。

　もちろんそれでもよいですが、実はSUM関数は「Alt」「Shift」「=」という3つのキーを同時に押すことで瞬時に呼び出すことができます。対象範囲を選んで数値の合計を出す際には、ぜひこのショートカットキーでSUMを呼び出して使ってみてください。

SUMIFとSUMIFSで「テストの点数」を集計してみよう

　なおSUMには、より高度な処理ができるSUMIFとSUMIFSという関数が用意されています。SUMIF関数は1つの条件に合致する値を合計する関数で、SUMIFSは複数の条件に合致する値を合計する関数です。

条件を指定した点数の合計もすっきり

　例として、ある学校の1組、2組、3組における英語、国語、数学のテストの点数を集計するケースで考えてみましょう。

数学の点数の合計

　まずは単純に「数学の点数の合計」を求めるケース。SUM関数を使って「=SUM（D4：D18）」とセルに入力すれば求められます。なお先ほどのショートカットキーを使えば、後は範囲選択してEnterを押すだけで求められます。

1組の数学の点数合計

　次に「1組の数学の点数合計」を求めるケース。SUMIF関数を使って「=SUMIF（A4：A18,”1組”,D4：D18）」と入力すると求められます。この関数の中で「A4：A18」は「条件を判別する対象範囲」を選択しており、”1組”のところは「条件」そのもの、そして「D4：D18」は合計する範囲を示しています。