不明確な表現も避けるべき

　他に読みにくい文章の特徴として何が挙げられるのか。平野氏は「『なるべく』とか『できるだけ』とか、不明確な表現が挙げられます」と回答。

「例えば、『できるだけ早くご連絡します』では、いつ返信が来るかはわからない。『遅くとも○月□日までにはご連絡します』とすれば、いつまで待てばいいのかわかるので読み手のストレスは減らせます。

　また、『～と思います』という表現も不明確であるだけでなく、責任の所在をあやふやにする表現です。読み手に『逃げている』という印象を持たせ、『結局、何が言いたいの？』とも思わせます。もちろん、まだ情報が確定していない場合は使用しても良いのですが、納期や要求が決まっていれば、使用しないほうが良いでしょう」

「させていただきます」はカットすべき

　そして、「特に『させていただきます』という表現はカットしたほうが良いです」と語気を強める。

「『させていただく』は文化庁の敬語の指針の中では『自分側が行うことを、ア）相手側又は第三者の許可を受けて行い、イ）そのことで恩恵を受けるという事実や気持ちのある場合に使われる』とあります。そのため、許可が伴わないときに使用をしているのを見ると違和感を覚えることがあります。

　とりわけ若い世代の人は本来の意味としてではなく、自分自身を丁寧な人間に見せるために使用するケースが目立ちます。ビジネスメールだけではなく、テレビ番組を見ていると出演者が『ドラマを見させていただいて』と言いますが、『誰かに許可取る必要ある？』と思わずツッコみたくなります」