結果的に効率は良くなる

　むしろ逆説的ですが、その分チームに迷惑をかけないよう、朝以外の時間は成果を出すよう誰よりも努力できますし、迷ったり後悔したりする時間がない分、結果として効率よく、質も高く仕事ができます。このように、私の場合どんな仕事が同時に飛び込んできたとしても、先の優先順位が決まっているので、迷うことはないのです。

　限られた時間の中で、あせってすべてに対応しようとすると、結局どちらも中途半端で、パフォーマンスは落ちるものです。どこに時間を割くかを考えるとき、事前に優先順位を決めておけると、時間のムダがありません。

「後で対応しよう」は大きな落とし穴

　大きな会議が終わると、議事録作成やその他、会議に付随した仕事が発生することがよくあります。しかしそこで、「まずはホッと一息」と仕事を置いて、「今日はとりあえず帰ってビールだ！」というのは人情です。同様に、メールや電話、チャットなどで問い合わせや依頼があっても、内容は認識しつつ、「後で対応しよう」とすることもよくあると思います。しかし、これは意外に大きな落とし穴です。

　例えば前述の会議でいえば、会議終了直後に「即席メモですがご確認ください」と議事録を送信してしまえば、かかる時間は数分です。会議で発生した新たな仕事についても、その場ですぐに確認できれば、万が一、理解の違いがあったとしても、「いやいや、そうじゃなくって、こう」と作業に入る前に修正を受けられますし、場合によっては「やっぱりそれ、やらなくていいや」と、後の手間を省けることもあるものです。

　これを翌日まで持ち越すと、状況は一変します。議事録も資料も体裁の整った美しいものが求められますし、場合によっては改めて資料説明のためのスケジュール調整まで発生するかもしれません。すぐやれば1〜2分ですんだことが、数十倍の時間をかけることになってしまう……。それだけならまだしも、その仕事が実は「やらなくてよい」ことになったとしたら、これは悲劇というより喜劇です。