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失敗しないビジネスマナー 電話の前に「5W3H」の準備を

キャリア

 知っているようで意外と知らない社会人のビジネスマナー。社会人になりたての頃ならまだしも、入社して3年過ぎても知らなかったり、間違ったマナーを覚えていたりすると、思わぬタイミングで恥をかくことになりますよ!

 今回は「電話応対」(かけるとき)について、企業研修や、メディア出演、ドラマのマナー指導なども行い、ベストセラーとなった『入社1年目ビジネスマナーの教科書』などの著書もある金森たかこ氏に話を聞きました。

電話をかけるときは「5W3H」の準備を忘れずに!

オフィス 女性

※画像はイメージです(以下同じ)

 若い人はスマホや携帯電話に慣れ親しんでいるかもしれませんが、ビジネスにおいては、固定電話のコミュニケーションは避けて通れません。

 電話は相手の顔や表情を伺うことができない「声のコミュニケーション」です。それだけに印象の良し悪しがストレートに会社の評価へと繋がります。「第2の受付」もしくは「営業の窓口」だという認識を持っておいてください。

 こちらから「電話をかける」場合は、あらかじめ事前に準備しておくことが大事です。その際、重要なのが「5W3H」と呼ばれる基本原則。これに従って、要件や段取りを明確にしてから電話をかけてください。備えあれば憂いなしです!

Who(誰が、誰に)
相手の電話番号、会社名、部署と役職名、氏名の読み方などを確認

Why(なぜ)
電話をかける理由を確認

What(何を)
必要書類があれば準備しておく

When(いつ)
相手の出やすい時間帯など、タイミングを考慮する。日程を伝えるときはスケジュール確認

Where(どこで)
電話をかけやすい場所やスチュエーションを考える。待ち合わせなどを伝える場合は、目的地の確認を

How(どのように)
仕事の進め方など伝える必要があれば、あらかじめ確認しておく

How many(いくつ)
数量を伝える必要があれば、あらかじめ確認しておく

How much(いくら)
金額を伝える必要があれば、あらかじめ確認しておく

 最初は緊張するかもしれませんが、それだけに、上記の項目をしっかり事前確認しておくことが重要です。

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